Kiinteistöosakeyhtiön tilinpäätösprosessin kuvaus ja kehittäminen Lean-filosofiaa hyödyntäen

Abstract

Opinnäytetyön yhteistyötahona toimi Suomessa toimiva kiinteistösijoitusyhtiö, jonka kiinteistöosakeyhtiöissä tehdään vuosittain yli 200 tilinpäätöstä. Opinnäytetyön tarkoitus oli kuvaamisen ja tutkimisen kautta tuottaa tietoa kiinteistöosakeyhtiöiden tilinpäätösprosessista prosessin kehittämistä varten. Tilinpäätösprosessin kehittämisen tukena käytettiin Lean-filosofian periaatteita ja menetelmiä.

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia, millainen kiinteistöosakeyhtiön tilinpäätösprosessi on tällä hetkellä ja mitkä tekijät hidastavat eniten tilinpäätösprosessin etenemistä. Lisäksi tavoitteena oli kehittää tilinpäätösprosessia niin, että kiinteistöosakeyhtiöiden tilinpäätösprosessin työvaiheet etenisivät tulevaisuudessa mahdollisimman sujuvasti, tilinpäätösprosessin työvaiheet olisivat mielekkäitä toteuttaa ja että tilinpäätösprosessin kehittäminen lisäisi työtyytyväisyyttä, osaamista, itseohjautuvuutta ja parantaisi yhteistyötä tilinpäätösprosessin eri osapuolien välillä.

Opinnäytetyö toteutettiin toiminallisena tutkimuksena ja opinnäytetyössä toteutettu kehittämistyö noudatti toimintatutkimuksen prosessia. Tutkimuksessa havainnoitiin kirjanpitäjien toimintaa kiinteistöosakeyhtiön tilinpäätösprosessin eri työtehtävissä. Tutkimusaineistoa tilinpäätösprosessin kuvausta ja kehittämistä varten kerättiin käyttäen lomakekyselyä, havainnointia, keskusteluja ja dokumentaation analysointia.

Tilinpäätösprosessin kehittämiseksi syntyi tutkimusaineiston pohjalta neljä kehitysehdotusta sekä suunnitelma niiden käyttöönotosta. Kehitysehdotukset liittyivät tilinpäätösprosessin kuvaukseen, dokumentaation käsittelyyn ja IFS-järjestelmän tilinpäätösraporttipohjan muokkaukseen. Kaikkia neljää kehitysehdotuksesta ehdittiin testata yhteistyötahon taloushallinnossa jo ennen opinnäytetyön lopullista valmistumista ja kolme niistä päätettiin ottaa heti käyttöön.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi tilinpäätösprosessia kuvaava vuosikello. Vuosikellon koettiin lisäävään ymmärrystä organisaation toiminnasta ja auttavan tunnistamaan tilinpäätösprosessin kriittiset pisteet. Vuosikello auttoi myös ymmärtämään tilinpäätösprosessin kokonaisuutta, työtehtävien välisiä riippuvuuksia ja työntekijän omaa roolia prosessissa lisäten mahdollisuutta itseohjautuvuuteen.

Opinnäytetyössä käytetty toiminnallisen tutkimuksen menetelmä ja Lean-filosofian periaatteet ja menetelmät voivat toimia tukena prosessien ja menetelmien kehitystyössä myös tulevaisuudessa niin yhteistyöyrityksessä kuin muissakin yrityksissä.