Kansainvälisen tapahtuma-ja kokousalan kehittäminen Suomessa : toimintasuunnitelma MPI Finland ry

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen, sen tavoitteena on luoda toimiva toimintasuunnitelma uudella menetelmällä. Työn toimeksiantajana toimii MPI Finland ry, joka on osa suurta kansainvälistä tapahtuma- ja kokousalan järjestöä. Sillä on osastoja ympäri maailmaa. Tulen kertomaan myös tarkemmin mitä on tapahtuma- ja kokousala. Tutkimuskysymyksiä ovat: Mitä on tapahtuma- ja kokousala? Miten järjestöt toimivat Suomessa? Miten kansainvälinen järjestö toimii Suomessa? Miten tätä kyseistä järjestöä voidaan kehittää? Mitkä ovat tämän järjestön mahdollisuudet yleisesti Suomessa? Opinnäytetyö sisältää viitekehyksen, jonka sisältö on keskittynyt tapahtuma- ja kokousalan käsitteisiin sekä yleisesti tietoa yhdistyksen toiminnasta Suomessa. Tämän lisäksi kerron Meeting Professional International (MPI) järjestöstä kansainvälisessä ympäristössä, sekä Suomen osastosta. SWOT - analyysissä tulee ilmi MPI Finlandin vahvuudet, heikkoudet, mahdollisuudet ja uhat. Viimeisenä käyn vielä läpi itse toiminta suunnitelman pääpiirtein. Itse toimintasuunnitelma (Business Plan) on toteutettu englanniksi ja on salainen sen mahdollisten kilpailuetuun liittyvien tietojen vuoksi. Tuotos osa on salattuna liitteenä. Alkuperäinen toimintasuunnitelma otetaan käyttöön MPI Finlandin toimintaan uuden hallituksen vaihtuessa, heinäkuussa 2013. Se on esitetty hyväksytysti osaston vuotuisessa kevätkokouksessa. Toimintasuunnitelma perustuu ajatuskarttaan, joka on täytetty yhdessä hallituksen, sekä korkeamman toimihenkilön kanssa. Ajatuskartta on purettu osiin ja pääkohdat ovat tässä opinnäytetyössä avattu, sekä tehty suunnitelma tarvittavien toimien edistämiseksi. Toimintasuunnitelman tehokkuutta voidaan seurata ensi hallituskauden aikana, jossa olen itsekin hallituksessa mukana.

This thesis is functional and its objective is to create a functional business plan with a new method. The principal for this thesis is MPI Finland, which is a chapter of a big international organization in the Meeting Industry. It has chapters all around the world. I will also tell you more about the Meeting Industry. The research questions are: What is the Meeting Industry? How do organizations work in Finland? How does an international organization work in Finland? How can this particular organization develop? What are the general chances for this organization in Finland? This thesis contains a theoretical framework whose contents are focused on meeting industry concepts and organization activity in general. I will also tell you about the Meeting Professionals International (MPI) organization in an international environment and also its actions in its Finland chapter. The SWOT analysis brings out MPI Finland's strengths, weaknesses, opportunities and threats. And finally, I will go through the business plan in outline. The business plan itself has been carried out in English and it’s classified, because of its possible competitive advance related information. The output is here as a hidden appendix. The original business plan will be put into use when the next board starts a new season, in July 2013. It has been introduced and approved in front of the Finland chapter in the annual spring meeting. This business plan is based on a mind map, which has been filled in together with the board and with higher staff members. The mind map has been deconstructed and expanded all the main points a bit further and made a plan for needed action. The efficiency of the business plan can be followed during the next season, I’m also one of the board members.