Tutkimus henkilöstöpoolin vaikutuksista Oulun kaupungin sivistys- ja kulttuuripalveluiden projektitoimistossa

Abstract

Tämä opinnäytetyö tehtiin yhteistyössä Oulun kaupungin Sivistys- ja kulttuuripalveluiden projektitoimiston kanssa. Sivistys- ja kulttuuripalveluiden projektitoimistossa on otettu käyttöön pilottivaiheessa toistaiseksi oleva projektipäällikköpooli, jossa kolmen projektipäällikön työaikaresurssi on yhdistetty henkilöstöpoolimaiseen ajatteluun tavoitteena kustannuksien pienentäminen, projektitoiminnan laadun parantuminen, prosessien selkeyttäminen ja projektipäällikkö-titteleiden vähentäminen organisaatiossa.

Tämän opinnäytetyön päätarkoituksena oli selvittää henkilöstöpoolin tarjoamat mahdollisuudet projektinhallinnassa. Henkilöstöpooli on tällä hetkellä pilottivaiheessa Oulun kaupungin koulutus- ja kulttuuripalveluissa. Pilottivaiheessa poolissa on kolme projektipäällikköä, jotka käyttävät työajastaan ​​90 % projektinhallintaan ja loput 10 % organisaation sisäiseen kehittämiseen.

Opinnäytetyöni etenee aluksi teoriaosuudella, jossa käyn läpi projektitoiminnan teoriaa, projektin laskentatunnisteiden käyttöä, henkilöstöresurssien yhdistämistä, sekä asiantuntijoiden johtamista ja toimivan tiimin rakentamista. Teoriaosuus käsittelee aiheen kirjallisuutta ja artikkeleita. Projektipäällikköpoolin mahdollisuuksiin (liittyen projektitoiminnan prosessien tehostaminen, laadun parantaminen, sekä kustannussäästöt) haen ratkaisua teorian ja tekemäni asiantuntijahaastattelujen pohjalta, jossa otan selvää muun muassa projektipäällikköjen osaamisesta ja ajankäytöstä.

Toteutin työssäni kolme asiantuntijahaastattelua. Haastateltavat olivat organisaation projektipäälliköitä, jotka aloittavat projektipäällikköpoolissa työskentelyn. Hyödynsin haastatteluni tulosten avaamisessa lisäksi SWOT-analyysiä, joka tukee kokonaisvaltaista tarkastelua ulkoisesti ja sisäisesti organisaatiossa.

Haastattelujeni pohjalta löysin projektipäällikköpoolista ominaisuuksia, jotka ovat poolin vahvuuksia ja jotka edistävät poolia pääsemään asetettuihin tavoitteisiin. Lisäksi tutkimuksessa löysin kehittämiskohteita liittyen esimerkiksi raportoinnin, projektien vaatimusmäärittelyn ja projektikustannusten kohdistamisen parantamiseksi.

The main purpose of this thesis was to find out the opportunities the human resource pool offers in project management. At present, the human resource pool is in the pilot phase in the City of Oulu´s Education and Culture Services. In the pilot phase the pool has tree project managers who will use 90% of their work time on project management and the rest 10% on organization development. The key objectives of the human resource pool are to make improvements in the efficiency of working and processes. This may also enable cost savings in the future.

This thesis is initially progressing with a theoretical section where the project theory, cost objects, human resource pool approach and teamwork are discussed. The theory section includes literature and articles on those subjects. After the theory part interviews with human resource pool’s project managers were made.

The methodology of this research was interviewing the specialists. In this case, the specialists were project managers. The project managers who started working in the resource pool first were chosen. The interviews revealed what possibilities a successful human resource pool may offer to the organization and what issues it may bring as well. SWOT-analysis gave a framework for representing the results. The SWOT-analysis helped analyzing the interview´s answers and provided the tools to personal reflection and conclusion.

It was possible to find qualities in the project pool that were strengths of the pool and that contribute to the pool reaching the goals. There was also areas of development for example reporting. These areas still need further investigation to support the goals of the project manager pool.

Based on the interviews features in the project manager pool were found which were the pool strengths. These strengths helped the pool to achieve the set goals. Also, areas for improvement were found such as reporting, project requirement specification and project cost allocation.