Sisäisen viestinnän kehittäminen itseohjautuvassa organisaatiossa : työntekijänäkökulma

Abstract

Työelämän murros digitalisoitumisen ja uusien työskentelytapojen kuten etätyön myötä on muuttanut työn tekemistä organisaatioissa. Myös työntekijöiden itseohjautuvuus johtamiskulttuurin yhtenä uusimpina tulokkaina haastaa aiempia perinteisiä tapoja organisoitua ja opinnäytetyön toimeksiantaja olikin soveltanut itseohjautuvaa mallia jo pitkään. Uusi työelämä vaatii aivan erilaista sisäisen viestinnän kehittämistä, suunnittelua ja toteuttamista kuin ennen ja tutkimukset ovat osoittaneet sen vaikuttavan yrityksen menestymiseen ja työntekijöiden hyvinvointiin merkittävästi.

Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi tukkualalla vaikuttava myyntiorganisaatio. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, millaisia sisäisen viestinnän haasteita työntekijät kokevat itseohjautuvassa työskentelymallissa toimeksiantajalla. Tarkoituksena oli parantaa sisäistä viestintää ja ratkaista koettuja haasteita korjaavilla toimintaehdotuksilla, jotka perustuivat työntekijöille merkityksellisiin asioihin. Kehittämistyön hyöty toimeksiantajalle nähdään kattavana toimintapakettina toteuttaa viestintää säännöllisesti. Toimintaehdotusten toteuttaminen voisi parantaa työntekijöiden työn sujuvuutta ja miellekyyttä, itsensä merkitykselliseksi kokemista sekä sitoutumista yrityksen tavoitteisiin.

Kehittämistyö toteutettiin laadullisena tutkimuksena käyttäen aineistonkeruumenetelmänä puolistrukturoitua haastattelua. Koska itseohjautuvat työntekijät osaavat itse parhaiten kertoa oman työnsä haasteista ja tarpeista, rajattiin kehittäminen työntekijänäkökulmaan. Haasteiden ratkomiseksi kehittämismenetelmänä hyödynnettiin benchlearningia eli vertailuoppimista. Tietoperustassa keskityttiin sisäisen viestinnän tehtäviin, tarkoituksiin, haasteisiin, suunnitteluun sekä sen vaikutuksiin työyhteisössä. Tarkemmin käsiteltiin vielä sitä, miten avoin viestintäkulttuuri, aito dialogi, vuorovaikutuksellisuus ja yhteisöllisyyden luominen tukevat itseohjautuvuutta.

Tutkimuksen keskeisin tulos oli työntekijöiden tarve sisäisen viestinnän suunnitelmallisuudelle, säännöllisyydelle ja olemassaololle. Tutkimuksen mukaan tietoa liikkui liian vähän ja pääasiassa suullista viestintää hyödyntäen, jolla ei voida taata tiedonkulkua koko yritystä koskevissa asioissa, koska toimipaikat ovat hajautettu. Itseohjautuvuudesta huolimatta työntekijät kaipasivat aktiivisempaa esimiesviestintää ja palautteen saamista omasta työstään. Sen lisäksi kaivattiin suurempia tavoitelinjauksia koko yrityksenä.

Näihin toimintaehdotuksina esitettiin Microsoft Teamsin käyttöönottoa yrityksen yhteistyökaluna, jonka avulla tieto liikkuisi sähköisesti myös toimipaikkojen ja tiimien välillä. Sen lisäksi rakennettiin tiedottamisen kaavat viikko-, kuukausi- ja kausitasolla. Yhteisistä tavoitteista sekä strategisista linjauksista viestiminen onnistuisi kausitasolla pidettävissä infotilaisuuksissa. Henkilökohtaiset tavoitteet ehdotettiin asetettavan kehityskeskusteluissa ja sen lisäksi käyttöön otettaisiin palautekeskustelut työntekijän ja esimiehen välillä. Koska toimenpiteet ovat laadittu yksityiskohtaisesti juuri tämän kehittämistyön toimeksiantajalle, eivät ne ole suoraan hyödynnettävissä muille organisaatioille.