Porin kaupungin sopimushallinnan ohjeistus
Pajunen, Merita (2022)
2022
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022122131296
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2022122131296
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli laatia Porin kaupungille ohje sopimushallinnan toteuttamiseen. Työn lopputuloksena saatiin organisaatiolle hallintosäännön kirjauksia tarkentava ohjeistus sopimushallintaan.
Työn teoriaosassa käsiteltiin kunnan asiakirjahallinnon toteuttamiseen vaikuttavaa lainsäädäntöä sekä määräyksiä. Sopimusasiakirjojen hallinta on osa kunnan asiakirjahallintoa. Lisäksi teoriaosassa perehdyttiin sopimushallinnan käsitteeseen ja sisältöön. Sopimushallinnan ohjetta laadittaessa keskityttiin etenkin huomioimaan kunnan asiakirjahallinnolle asetetut vaatimukset sopimushallinnan toteuttamistapaa ratkaistaessa.
Lähestymistapana opinnäytetyössä käytettiin konstruktiivista tapaustutkimusta. Tapaustutkimuksen keinoin työssä selvitettiin Porin kaupungin sopimushallinnan nykytilannetta ohjeistuksen laadinnan taustaksi. Konstruktiivista lähestymistapaa taas käytetään kehittämistehtävissä, joiden lopputuloksena syntyy konkreettinen tuotos kuten ohjeistus tai suunnitelma. Koska kehittämistehtävässä laadittiin organisaation käyttöön ohjeistus, käytettiin siinä konstruktiivisen tutkimuksen keinoja.
Kehittämistehtävän lopputuloksena syntyneessä ohjeessa pyrittiin linjaamaan ylätasolla Porin kaupungin sopimushallinnan toteuttamiseen käytettävät periaatteet. Lisäksi ohjeessa linjataan sopimushallintaan käytettävät järjestelmät sekä asiakirjojen arkistointi lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Laadittu ohje sisältää myös listauksen sopimusseurannassa toteutettavista tehtävistä.
Työn teoriaosassa käsiteltiin kunnan asiakirjahallinnon toteuttamiseen vaikuttavaa lainsäädäntöä sekä määräyksiä. Sopimusasiakirjojen hallinta on osa kunnan asiakirjahallintoa. Lisäksi teoriaosassa perehdyttiin sopimushallinnan käsitteeseen ja sisältöön. Sopimushallinnan ohjetta laadittaessa keskityttiin etenkin huomioimaan kunnan asiakirjahallinnolle asetetut vaatimukset sopimushallinnan toteuttamistapaa ratkaistaessa.
Lähestymistapana opinnäytetyössä käytettiin konstruktiivista tapaustutkimusta. Tapaustutkimuksen keinoin työssä selvitettiin Porin kaupungin sopimushallinnan nykytilannetta ohjeistuksen laadinnan taustaksi. Konstruktiivista lähestymistapaa taas käytetään kehittämistehtävissä, joiden lopputuloksena syntyy konkreettinen tuotos kuten ohjeistus tai suunnitelma. Koska kehittämistehtävässä laadittiin organisaation käyttöön ohjeistus, käytettiin siinä konstruktiivisen tutkimuksen keinoja.
Kehittämistehtävän lopputuloksena syntyneessä ohjeessa pyrittiin linjaamaan ylätasolla Porin kaupungin sopimushallinnan toteuttamiseen käytettävät periaatteet. Lisäksi ohjeessa linjataan sopimushallintaan käytettävät järjestelmät sekä asiakirjojen arkistointi lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Laadittu ohje sisältää myös listauksen sopimusseurannassa toteutettavista tehtävistä.