Palkanlaskentaprosessin riskien tunnistaminen ja niiden hallinta

Abstract

Palkanlaskentaprosessiin liittyy aina riskejä. Niiden tunnistaminen ja hallinta on äärimmäisen tärkeää toimivan prosessin saavuttamiseksi. Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää, mitä mahdollisia riskejä palkanlaskentaprosessiin voi kuulua ja kuinka hallita sekä ennaltaehkäistä löydettyjä riskejä. Toimeksiantaja voi hyödyntää opinnäytetyötä palkanlaskentaprosessinsa kehittämiseen.

Haastateltavat valittiin niin, että saataisiin toimihenkilöiden näkökulmia palkanlaskennasta, juridiikasta, tietotekniikasta, prosessin kehittämisestä sekä asiakkaiden näkökulmaa palkanlaskentaprosessissa. Opinnäytetyön menetelmänä käytettiin syvähaastatteluita, joiden pohjalta tehtiin laadullinen sisällönanalyysi. Aihetta tutkittaessa menetelmänä käytettiin myös havainnointia.

Tuloksena syntyi riskikartoitus, joka sisältää palkanlaskentaprosessin mahdolliset riskit ja riskien ennaltaehkäisy- ja hallintakeinot. Opinnäytetyössä havaittiin, että suurin palkanlaskentaprosessin riskitekijä on yleensä ihminen. Palkanlaskentaprosessissa olevat manuaaliset työvaiheet voivat aiheuttaa inhimillisiä virheitä. Yksi tärkeä riskien ennaltaehkäisy- ja hallintakeino on palkanlaskentaprosessin automatisaation lisääminen. Muita keskeisimpiä ennaltaehkäisy- ja hallintakeinoja ovat työntekijöiden perehdytys sekä koulutus ja riittävät henkilöstöresurssit.

A payroll process always involves risks. Their identification and management are immensely important to achieve a smoothy flowing process. The aim of the thesis was to find out what possible risks may be involved in the payroll process and how to manage and prevent the risks that have been discovered. The commissioning company can use this thesis to develop their payroll process.

The interviewees were chosen to get employees views on payroll, legal aspects, ICT, process development and the customers’ views on payroll processes. The methods which were used in this thesis are in-depth interviews, which were subjected to a qualitative content analysis. Moreover, observation was also used to study the subject.

The thesis resulted in risk assessment which includes the possible risks of the payroll process and the means of risk prevention and management. In the thesis it was found that usually the biggest risk factor in the payroll process is people. The stages that involve manual work in the payroll process can lead to human errors. Increasing the automation of the payroll process is an important way to manage and prevent the risks. Other important means of preventing and managing risks are employee orientation and training and sufficient human resources.