Arvonlisäveron käsittely työmatkakustannusten korvauksessa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella sekä kotimaan että EU-maiden työmatkakustannusten arvonlisäverokäsittelyä. Työssä perehdyttiin siihen, mitä arvonlisäverolla ja sen vähennysoikeudella tarkoitetaan ja miten arvonlisävero kirjataan kirjanpitoon. Työssä tuotiin esille, mihin tulee kiinnittää huomiota mietittäessä eri kulujen luonnetta ja sen perusteella vähennysoikeutta. Tavoitteena oli selventää, mistä matkustuskustannuksista saa vähentää arvonlisäveron ja mitkä puolestaan ovat vähennyskelvottomia.

Työ on tarkoitettu käytännön toiminnan ohjeistukseksi. Työn ei ole tarkoitus toimia oppaana vaan apuna työmatkakustannusten arvonlisäverokäsittelyä mietittäessä. Tarkastajan työn hel-pottamiseksi liitteenä on ohje matkalaskun tekemiseen Yritys X:ssä käytössä olevassa ohjelmassa.

Arvonlisäverolain vähennysjärjestelmän pääsääntönä on, että kaikki verollista liiketoimintaa varten suoritetut verolliset ostot ovat vähennyskelpoisia, ellei laissa toisin määrätä. Työssä selvitettiin, että matka- ja neuvottelukulut ovat yritykselle vähennyskelpoisia. Sen sijaan edustusmenot ja henkilökunnan yksityiskulutukseksi katsottavat kulut ovat vähennyskelvottomia. On huomioitava, että hotelliaamiainen katsotaan yksityiskulutukseksi eikä se oikeuta arvonlisäverovähennykseen, vaikka majoitus muuten olisi vähennyskelpoista. Työssä pohdittiin rajanvetoa markkinointi- ja edustuskulujen sekä virkistyskulujen ja yksityiskulutuksen välillä.

Arvonlisävero on käytössä kaikissa EU-maissa, ja yritys voi hakea myös arvonlisäveron ulkomaalaispalautuksia. Eri maiden välillä on kuitenkin eroja siinä, mistä kuluista voi hakea palautusta. Työssä nostettiin esille muutamia esimerkkejä kulujen vähennysoikeudesta eri EU-maissa.

The purpose of this thesis was to review value added tax (VAT) handling in traveling expenses, including both Finland and other EU countries. The thesis examined what VAT and its deductions meant and how the VAT deductions are taken into account. The research brought up what details should be paid attention to while making a decision on VAT deductions. The aim of this thesis was to clarify which traveling expenses are VAT-deductible and which are non-deductible.

This research is intended to be an instruction for practical action. It is not intended to be a complete guide but it can be used as an aid while considering issues concerning VAT in traveling expenses. For making travel expense reports and inspectors work easier, in the appendix there is a guide on how to make a travel expense report to the system used in Company X.

The principle of the deduction system of VAT act is that all of the taxable purchases are deductible if they are purchased for taxable business and if the VAT act doesn’t determine differently. In the thesis it was discovered which travel and negotiation expenses are deductible for companies. For example expenses for business entertainment purposes and expenses that are considered for personnels private use are non-deductible. Hotel breakfasts are personnels private use and non-deductible even if the accommodation’s VAT can be deducted. The research examined the border between marketing and business entertainment expenses and recreational expenses and private consumption.

VAT is used in all of the countries in EU and companies are entitled to a refund of the tax included in EU purchases. However, there are diffences in deductible and non-deductible purchases between the countries. This thesis has pointed out a few examples of the right of deduction of expenses in different EU countries.