Hankintojen kehittäminen Koulutuskuntayhtymä OSAO:ssa

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia, kuinka Koulutuskuntayhtymä OSAO voisi kehittää hankintojaan tehokkaammaksi ja taloudellisemmaksi ja näin saavuttaa etua tiukassa taloustilanteessa.

Tutkimus toteutettiin analysoimalla hankintojen kustannusten rakennetta tarkastelemalla OSAO:n kaikkien ostojen tiliöintejä. Hankintoja analysoitiin ensiksi spend-analyysin avulla useasta eri näkökulmasta ja näin muodostettiin käsitys hankintojen kulurakenteesta. Spend-analyysin avulla muodostettiin myös näkemys eri yksiköihin kohdistuvista hankintakuluista, sekä eri toimintoihin kohdistuvista hankintakuluista. Tämän jälkeen tehtiin abc-analyysi toimittajista ja muodostettiin Kraljicin matriisi tunnistetuista hankintakategorioista.

Näiden analyysien tuloksia peilattiin hankintojen johtamisen ja organisoinnin teoriaan, sekä nykyisen hankintaorganisaation rakenteeseen. Tämän tarkastelun avulla muodostettiin näkemys, kuinka OSAO voisi uudelleen organisoida hankintaa, ja kuinka tällainen muutos vaikuttaisi hankinnan tilaan vallalla olevien teorioiden mukaan. Tuloksena muodostettiin myös yksi mahdollinen toimintamalli, jolla voidaan aloittaa hankinnan kehittäminen. Toimintamalli sisälsi myös näkemyksen muutosten vaikutusten ja tuloksien seurannasta.

Analyysien tuloksista nähtiin, että OSAO:lla on suuri määrä toimittajia monissa kategorioissa, mutta toisaalta suuri osa kustannuksista muodostui hyvin pienestä osasta toimittajia. Sen lisäksi todettiin, että tiliöinti käytännöt ovat toimivia kustannuksien seurantaan, mutta hankintojen ennakoinnin ja tulevan kehittämisen kannalta tulisi kehittää erilaisia menetelmiä ja käytänteitä, joiden avulla suunnittelu olisi tehokkaampaa ja seuranta tarkempaa. Nämä muutokset vaativat organisaation uudelleen muotoilun, sekä hankintojen uudelleen kategorioinnin, mikäli muutoksen koko potentiaali halutaan hyödyntää. Sen lisäksi tiettyjä toimintojen periaatteita on tarpeen tarkastella kriittisesti siinä valossa, ovatko ne aidosti tarpeellisia, kun halutaan parantaa taloudellista asemaa ja kehittää hankintaa toimivaksi ja tehokkaaksi toiminnoksi.