Matching-ohjelmien käyttöönotto Kemppi Oy:ssä
Määttänen, Katri (2014)
Määttänen, Katri
Lahden ammattikorkeakoulu
2014
All rights reserved
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014052910852
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2014052910852
Tiivistelmä
Tämä opinnäytetyö käsittelee sähköistä taloushallintoa, ostolaskuprosessin automatisointia ja uuden ostolaskujen täsmäytysjärjestelmän käyttöönottoa. Tutkimuksen case-yritys on Kemppi Oy. Opinnäytetyön tarkoitus oli selvittää, kuinka käyttöönotto toteutetaan kohdeyrityksessä ja kuinka se vaikuttaa ostolaskuprosessiin.
Työn teoriaosuus käsittelee sähköistä taloushallintoa ja ostolaskuprosessin tehostamista automatisoinnin avulla. Toinen teoriaosuus keskittyy uuden taloushallinnon järjestelmän käyttöönottoon. Siinä esitellään käyttöönottoprojektin eri vaiheita sekä projektien onnistumisen edellytyksiä.
Työn empiirinen osuus käsittelee ostolaskujen automatisointijärjestelmän käyttöönottoa ja siitä johtuvaa ostolaskuprosessin muutosta Kemppi Oy:ssä. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena ja tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Matching- järjestelmän käyttöönotto viivästyi toiminnanohjausprojektin vuoksi, eikä käyttöönottoa tai kokonaisvaltaista testausta tehty tutkimuksen suorittamisen aikana. Sen vuoksi tutkimus keskittyi enemmän käyttöönoton valmisteluun ja ostolaskuprosessin muutokseen.
Tutkimus osoitti, että ostolaskujen automatisointi voisi tuoda hyötyjä varsinkin suuremmilla säännöllisesti toistuvilla laskumassoilla. Myös tilauksellisten ostolaskujen automatisointi säästäisi huomattavasti aikaa ja vähentäisi virheitä toimiessaan oikein, mutta sen käyttöönotossa on paljon työstämistä. ERP-järjestelmän tekniset ongelmat veivät aikaa automatisoinnin kehittämiseltä. Suurissa ERP-projekteissa aikataulun venyminen on tavallista.
Työn teoriaosuus käsittelee sähköistä taloushallintoa ja ostolaskuprosessin tehostamista automatisoinnin avulla. Toinen teoriaosuus keskittyy uuden taloushallinnon järjestelmän käyttöönottoon. Siinä esitellään käyttöönottoprojektin eri vaiheita sekä projektien onnistumisen edellytyksiä.
Työn empiirinen osuus käsittelee ostolaskujen automatisointijärjestelmän käyttöönottoa ja siitä johtuvaa ostolaskuprosessin muutosta Kemppi Oy:ssä. Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena ja tutkimusmenetelmänä käytettiin teemahaastattelua. Matching- järjestelmän käyttöönotto viivästyi toiminnanohjausprojektin vuoksi, eikä käyttöönottoa tai kokonaisvaltaista testausta tehty tutkimuksen suorittamisen aikana. Sen vuoksi tutkimus keskittyi enemmän käyttöönoton valmisteluun ja ostolaskuprosessin muutokseen.
Tutkimus osoitti, että ostolaskujen automatisointi voisi tuoda hyötyjä varsinkin suuremmilla säännöllisesti toistuvilla laskumassoilla. Myös tilauksellisten ostolaskujen automatisointi säästäisi huomattavasti aikaa ja vähentäisi virheitä toimiessaan oikein, mutta sen käyttöönotossa on paljon työstämistä. ERP-järjestelmän tekniset ongelmat veivät aikaa automatisoinnin kehittämiseltä. Suurissa ERP-projekteissa aikataulun venyminen on tavallista.