IT hallintomalli osana strategista päätöksentekoa : case: Uponor Oyj

Abstract

Tämän kehittämistehtävän toimeksiantaja on Uponor Oyj. Uponor konserni toimii valmistavassa teollisuudessa ja työllistää noin 4 500 henkilöä 27 maassa. Tämän kehittämistyön tavoitteena on analysoida Uponorin tietohallinnon nykyistä IT hallintomallia ja se soveltuvuutta strategiseen IT päätöksentekoon yhtiössä sekä tarvittaessa esittää kehitysehdotuksia hallintomalliin.

Haasteena yhtiön tietohallinnossa on vastata liiketoiminnan tarpeisiin siten, että tärkeimmät sidosryhmät ovat palveluihin tyytyväisiä ja siten että IT:n tuottama arvo liiketoiminnoille on mahdollisemman hyvä. Nykytilanteessa liiketoimintajohto ei ole ollut täysin tyytyväinen IT funktion toimintaan mikä näkyy jossakin määrin vuosittaisista sidosryhmien tyytyväisyyskyselyiden tuloksista.

Teoreettiseksi pohjaksi kehittämistyölle on valittu IT hallintoon liittyvä tutkimus ja kirjallisuus ja lisäksi päätöksenteon ilmiöiden ja käyttäytymistaloustieteen tutkimus ja kirjallisuus. Kehittämistyön tutkimusmenetelmä on kvalitatiivinen haastattelututkimus. Haastateltavat ovat yhtiön ylintä liiketoimintajohtoa, jotka osallistuvat IT päätöksentekoon.

Haastatteluiden ja teoriaosuuden pohjalta on laadittu analyysi siitä, miten yhtiön johto kokee nykyisen IT hallintomallin toimivuuden, onko siinä tunnistettuja haasteita, voidaanko päätöksenteon ilmiöistä tai käyttäytymistaloustieteestä löytää päätöksiin vaikuttavia tekijöitä tai ajattelun vääristymiä ja näiden pohjalta tehdä konkreettinen ehdotus uudesta IT hallintomallista tai todeta että nykyinen malli on tutkimuksen perusteella edelleen paras vaihtoehto.

Kehittämistyön tuloksia voi olla mahdollista seurata vuosittaisen tyytyväisyyskyselyn tuloksista. Viitekehys ja tutkimusmalli ovat sellaisia, että menetelmä voi olla yleistettävissä ja käytettävissä vastaavanlaisissa konserneissa, joissa liiketoiminnot on organisoitu paikallisesti tai alueellisesti ja tukifunktiot on organisoitu globaaleiksi yksiköiksi.

Johtoryhmien jäsenten haastatteluista kertyi paljon arvokasta tietoa siitä, miten tietohallintoon liittyvä päätöksenteko yhtiössä on käytännössä organisoitu ja miten sen toiminta koettiin liiketoimintajohdon puolella. IT hallintomalli osoittautui useille varsin tuntemattomaksi kokonaisuudeksi mitä voi pitää jossakin määrin yllättävänä. Haastateltavat eivät juurikaan tunnistaneet ongelmia itse hallintomallissa mutta paljon kehitystoivomuksia kerrottiin liittyen päätösten operatiiviseen toteuttamiseen, raportointiin ja resursointiin.

Tutkimuksen pohjalta laaditut kehityssuositukset liittyvät pääosin IT hallintomallin yksinkertaistamiseen ja selkeyttämiseen sekä viestintään ja aihepiirin kommunikaatioon avainhenkilöille ja oleellisille sidosryhmille.

This thesis was done as an development assignment for Uponor Oyj. Uponor Group operates in the manufacturing industry and employs about 4500 employees in 27 countries. The target of the thesis is to analyze Uponor’s current IT governance model and its applicability to strategic IT decision making in the company and, if found necessary, create proposals to develop the governance model further.

Uponor has a challenge to match its IT services to business needs in a way that the key stakeholders would be satisfied with the IT function’s performance and so that the IT function would bring optimal value to business. At the moment, business leadership satisfaction has not been optimal. This dissatisfaction may, to some degree, be seen from the results of the annual stakeholder satisfaction survey results.

The theoretical framework for this thesis is from IT governance related research and literature and human decision making science and behavioral economics science. Research method is qualitative interview study. The interviewees are the company’s business executives who take part in IT decision making.

Based on the interviews and the theoretical background, an analysis was done about how the company management sees the current IT governance model fit, if it is possible to recognize issues in the model and what influencing factors can be found from decision making sciences or behavioral economics. And based on this analysis work, the aim was to either create a concrete proposal for enhanced IT governance model or to conclude that the current established model is the best fit still for this company.

It may be possible to measure the impact of this development work from annual stakeholder satisfaction survey results. The framework and research model are such that the methodology may be generalized and used in other corporations organized in an analogous way, where the business units are regional and support functions are operating in global organizational model.

The management team member’s interviews yielded plenty of valuable information about how IT-related decision making in the company is organized in practice and how its fit was perceived by the business management. The IT Governance model turned out to be quite an unknown entity for many, which can be considered somewhat surprising. The interviewees did not recognize many problems in the management model itself, but plenty of wishes for development were given related to the operational implementations, reporting and resourcing.

The development recommendations made based on this research are mainly related to the simplification and clarification of the current IT Governance model, as well as communication and communication of the model to key persons and relevant stakeholders.