Kiinteistöpalvelualan yrityksen palvelusopimushallintaprosessin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli luoda sisäisen sopimushallinnan kehittämisen malli isännöinti- ja kiinteistöhuoltopalveluita tarjoavalle Matinkylän Huolto Oy:lle. Tavoitteena oli kartoittaa yrityksen tämänhetkisiä sopimushallinnallisia haasteita ja niihin liittyviä ongelmakohtia sekä johtaa näistä sopimushallinnan kehittämisen osa-alueiden kautta ratkaisuja ja toimenpide-ehdotuksia yrityksen sopimushallintaprosessin kehittämiseksi. Sopimusprosessien kehittämisessä huomioitiin palvelusopimusten elinkaaren ylläpidon, sopimushallinnan riskien, yrityksen palvelutarjoaman sekä alan lainsäädännön ja käytänteiden mukaiset seikat.

Sopimushallintaprosessin kehittämisen tavoitteena oli lisätä tehokasta sopimusten käsittelyä elinkaaren eri vaiheissa yrityksen sopimuksia käsittelevillä tahoilla, sekä parantaa tätä kautta kokonaisvaltaista asiakaskokemaa isännöinti- ja kiinteistöpalveluiden toteutuksen sopimuksellisesta näkökulmasta. Tarve sopimusprosessin kehittämiselle Toimeksiantajalla syntyi haasteista toteuttaa johdonmukaista sopimushallintaa sisäisesti ja asiakasrajapinnassa. Lopputuotoksena tehty sopimushallinnan kehittämisen malli tuo esiin tunnistetut riskit ja haasteet sekä eri kehittämisen osa-alueita mukaillen ehdotuksia, näkökulmia ja pohdintaa kohti yhtenäistä sopimushallintaa.

Opinnäytetyössä yhdistettiin isännöinti- ja kiinteistöhuoltopalveluiden keskeinen säädäntö, alan käytäntö, sopimusten merkitys sekä alan haasteet sopimusoikeudelliseen viitekehykseen. Tutkimus pyrkii tuomaan esiin sopimusoikeuden, sopimushallinnan ja kiinteistöpalvelualan yhteenliittymät tehokkaasti ja kokoamaan oleelliset juridiset sekä alakohtaiset seikat yhteen sekä tunnistamaan tätä kautta oleelliset riskit tehokkaan sopimushallinnan totetuksessa. Opinnäytetyössä sovelletaan oikeusdogmaattista tutkimusmenetelmää, sekä tämän lisäksi hyödynnetään sopimushallinnan (contract management) sekä oikeusmuotoilun (legal design) teorian tarjoamia työkaluja soveltuvilta osin erityisesti käytännön sopimusprosessin tutkimisessa ja kehittämisessä sekä keinoina luoda tehokkaampi sopimushallintaprosessi.

The objective of this thesis was to create a model for the development of internal contract management for Matinkylän Huolto Oy. The company offers housing management and property maintenance services. The thesis aimed to survey the company's current contract management challenges and related problems and provide solutions and action proposals for the development of the company's contract management process through the areas of contract management development. The life cycle of service contracts, the risks of contract management, the company's service offering, and the legislation and practices of the industry were considered in the development of contract management processes.

The goal of the development of the contract management process is to increase the effective processing of contracts at different stages of the life cycle by all parties handling contracts in the company and thereby improve the overall customer experience from the contractual perspective of the implementation of housing management and property maintenance services. The need for the development of the contract process at the company arose from the challenges of implementing consistent contract management internally and externally. The final result was the contract management development model which introduces the identified risks and challenges as well as different areas of development, adapting suggestions, perspectives, and reflections toward unified contract management.

The thesis combined the central legislation of housing management and property maintenance services, practice in the field, the importance of contracts, and the challenges of the field in the contractual legal frame of reference. The research aims to introduce the alliances of contract law, contract management, and the real estate industry services effectively and thus collect the essential legal and sector-specific aspects and thereby identify the essential risks in the implementation of effective contract management. The legal dogmatic method is applied in this thesis. In addition, the tools provided by the theory of contract management and legal design are used in the applicable parts, especially in researching and developing the practical contract process and as means of creating a more efficient contract management process.