Sisäisten tiedotuskanavien kehittäminen

Abstract

Tässä tutkimuksessa tutkittiin kuinka lnnokas Medicalin sisäisiä ja sähköisiä tiedotuskanavia voitaisiin kehittää ja tehostaa. Tutkimus suoritettiin laadullisena tapaustutkimuksena ja sen tavoitteena oli selvittää sisäisten viestimien, kuten intranetin ja sähköpostin nykytila sekä kriittisimmät ongelmakohdat.

Keskeisinä kiinnostuksen kohteina tutkimuksessa olivat intranetin ja sähköpostin käyttöasteeseen ja sisältöön liittyvat seikat. Tutkimuksessa selvitettiin myös infonäyttöjärjestelmän hyödyllisyytta sisäisen tiedottamisen tehostamiseksi sekä henkilöstön halukkuus osallistua niin intranetin kuin infonäyttöjenkin sisällönhallintaprosesseihin.

Tutkimuksen aineisto kerättiin paaasiallisesti koko yrityksen henkilöstölle laaditun verkkokyselyn avulla. Lisäksi intranetin ylläpitoon osallistuville henkilöille suoritettiin teemahaastatteluja.

Tutkimuksen tulokset osoittivat ennakoidusti, että intranetin suurin ongelma oli tiedon ajantasaisuus, jota on mahdollista parantaa niin sisällöntuotantoprosessia kehittämallä kuin sisällönhallintajarjestelmää uusimalla. Sähköpostikäytäntöihin liittyi myös parannettavaa, jolla voidaan parantaa tiedon kohdentamista yrityksen sisäisessä tiedottamisessa. Henkilöstön suhtautuminen infonäyttöjen käyttöönnottoon oli valtaosin myönteistä ja julkaisuhalukkuutta löytyi merkittävässä määrin.

Tutkimus tarjosi hyvän lähtökohdan jatkossa tapahtuvalle käytännön kehittämistyölle ja suuntaviivat vaatimusmäärittelylle, joka on kaikkien tietojärjestelmien hankintaprosessien tärkein vaihe.

This study examined how the internal and electronic information channels of lnnokas Medical company could be developed and enhanced. The study was a qualitative case study and its main target was to examine internal communications, such as the current state and the most critical problems related to the intranet and e-mail.

The main areas of interest were the usage and content related issues of the intranet and e-mail. The study also investigated the usefulness of the digital signage system to improve internal communications, as well as the staff's willingness to participate in the content management processes of intranet and digital signage system.

The research data was collected mainly with online survey drawn up to the whole company staff. In addition, intranet maintenance persons were interviewed with the theme interviews.

The results of research showed, as expected, that the biggest problem was the intranets data timeliness. It can be improved by developing the content management process and acquiring a new content management system. E-mail practices needs also improvement, which will enhance targeting the information in company's internal informing. Staff's attitude concerning the introduction of the digital signage was overwhelmingly positive and willingness of publishing was at good level.

This study served a good basis for the practical development work which will be implemented in the near future. The study gave also the guidelines for the requirement specification, which is the most important step in the procurement process.