Kytäjä Golfin 10-vuotisjuhlatapahtuman suunnitelma

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen ja käsittelee tapahtuman suunnittelua ja järjestämistä, kuitenkaan menemättä tapahtuman toteutukseen. Kytäjä Golf täyttää kesällä 2014 kymmenen vuotta ja haluaa järjestää juhlatapahtuman Kytäjä Golfin klubitalolla hyödyntäen Kytäjän kaunista miljöötä. Tapahtumasuunnitelma on hyvin käytännönläheinen ja pohjautuu tapahtumanjärjestämisteoriaan. Opinnäytetyön teoriaosuus käsittelee tapahtuman ideointia ja suunnittelua sekä tapahtuman luomiseen tarvittavaa prosessia. Tapahtuma on samalla myös kertaluontoinen projekti, joten opinnäytetyö sivuaa projektinjohtamista tapahtuman järjestämisen näkökulmasta.

Tapahtumasuunnitelma etenee järjestelmällisesti alusta loppuun, tapahtuman ideoinnista, suunnittelun kautta budjettiin ja tapahtuman ohjelmaan sekä aikatauluun. Tapahtuman ideoinnissa käytettiin SWOT-analyysiä sekä brainstormingia. Suunnitelma käsittelee myös organisaation toimintaa tapahtumassa sekä organisaation oman henkilökunnan käyttöä tapahtumassa. Opinnäytetyö sisältää kolme eri budjettiarviota, joiden mukaan tapahtuman kustannuksia voidaan laskea.

Opinnäytetyön tulokset ovat itse tapahtumasuunnitelman lisäksi turvallisuus- ja pelastussuunnitelma sekä viestintäsuunnitelma. Turvallisuus- ja pelastussuunnitelmassa käydään läpi vaaratilanteiden kartoitus ja niiden estäminen sekä ohjeistus vaaratilanteiden sattuessa. Viestintäsuunnitelma käsittelee viestintää ennen tapahtumaa, tapahtuman aikana sekä tapahtuman jälkeen.

Johtopäätöksenä voidaan todeta, että Kytäjä Golfin kannattaisi järjestää 10-vuotistapahtuma kysynnän vuoksi. Tapahtuma voidaan järjestää myös huomattavasti pienemmällä budjetilla kuin alun perin tapahtumaan oli varattu. Kehitysehdotukset koskevat tulevaisuudessa järjestettäviä tapahtumia Kytäjä Golfissa, varsinkin kaikille suunnattuja avoimia tapahtumia koko perheelle. Talvisin Kytäjä Golfissa ei ole toimintaa, vaikka puitteet sen mahdollistaisivatkin. Tapahtumamarkkinointisuunnitelma sopisi hyvin Kytäjä Golfille sen upean miljöön ja tilojen hyödyntämisen vuoksi.

This bachelor’s thesis is functional and deals with the planning and organization of the event, however, without going to the event execution. Kytäjä Golf is 10 years old in the summer of 2014 and wants to organize a celebration event in Kytäjä Golf Club House taking advantage of the beautiful location. The event plan is very practical and is based on the theory of the organization of the event. The theoretical part deals with event ideas and planning, as well as the process involved in an event. The event is a one-time project, so the thesis concerns also project management from the perspective of the organization of the event.

The event is a systematic plan from start to finish, from ideas through to the budget and program to event schedule. For the event creation and ideas a SWOT analysis was used as well as brainstorming. The plan also shows the organization's activities in the event, and the organizations own use of staff in the event. The thesis includes three different budget estimates, according to which the transaction costs can be calculated.

The results of the study are the event itself, a safety and emergency plan and communications plan. A safety and emergency plan surveys the incidents and their prevention, as well as guidelines for incidents. The communication plan deals with communication prior to the event, during the event and after the event.

It can be concluded that the Kytäjä Golf should celebrate the 10th anniversary event.The event can also have a smaller budget than that which was originally planned for it. Suggestions for future are more events organized by Kytäjä golf, especially events which are open to all and for the whole family. During the winter Kytäjä Golf is not active, even if the framework could make this possible. The event marketing plan would be a good addition to Kytäjä Golf because of its stunning and spacious atmosphere.