The Implementation of Microsoft Lync at Sokotel Oy

Abstract

The flow, effectiveness and ease of communication can significantly impact the profitability and productivity of an organisation. This case study thesis investigated the dynamics of communication flow in Sokotel Oy and the impact the Microsoft Lync communication tool would have on the effectiveness and efficiency of communication within the organisation.

The research focused on investigating the communication needs of both the personnel and the organisation in general to determine whether the functionalities of Microsoft Lync adequately catered for those needs. The research was conducted using questionnaires and interviews to ascertain the objective, form and use of communication in the organisation.

The results retrieved from the questionnaires and interviews were analysed using the service design approach and tools. The questionnaire effectively showed that given the peculiarities of the organisational structure, there was need for a unified communication tool, such as Microsoft Lync, that would be cost effective, efficient, easy to use and manage. A comparison of the capabilities of Microsoft Lync with those of the current communication systems in the organisation, established evidence of multiple advantages that Microsoft Lync has over the current communication systems.

Although there are a few limitations to the use of Microsoft Lync, it was concluded that they are insignificant in comparison to the benefits generated from utilising the tool. For Sokotel Oy to benefit optimally from the use of Microsoft Lync, it has to be implemented not just technically, but culturally as well. This report has highlighted recommended steps in the process for cultural implementation and subsequent integration of Microsoft Lync as the main communication tool in Sokotel Oy.

Organisaation tuottavuuteen voivat vaikuttaa merkittävästi kommukaation tehokkuus ja sujuvuus. Tällä tutkimuksella tarkasteltiin kommunikaatiovirran dynaamisuutta Sokotel Oy:ssä sekä millainen vaikutus Microsoft Lync työkalulla olisi kommunikaation vaikuttavuuteen ja tehokkuuteen yhtiössä.

Tutkimustyössä keskityttiin molempien osapuolien, Sokotel Oy:n ja sen henkilökunnan, kom-munikaatiotarpeiden kartoittamiseen. Tutkimyöstyö pyrki myös selvittämään Microsoft Lync –työkalun käytettävyyden kommunikaation parantamiseen yhtiössä. Yhtiössä tapahtuvan kom-munikaation käyttö, muoto ja tarkoitus selvitettiin haastatteluilla ja kyselyillä.

Palvelusuunnittelun lähestymistapaa ja työkaluja käytettiin haastatteluiden ja kyselyiden analysointiin. Kyselyistä selvisi yhtiössä tapahtuvan kommunikaation erikoisuus, mikä osoitti hyvän hinta-laatu suhteesta, yhtenäisyydestä sekä hallittavuudesta koostuvan, kuten Microsof Lync, kommunikaatiotyökalun tarpeen. Nykyisiä kommunikaatiomenelmiä ja Microsoft Lyncin käytettävyyttä vertailemalla kartoitettiin Microsoft Lyncin monet edut nykyisten kommuni-kaatiomenetelmiin verrattuna.

Microsoft Lyncin käytön hyödyt voittivat sen käytön harvat rajoitteet. Microsoft Lync täytyy ottaa käyttöön niin teknisesti kuin kulttuurillisesti, jotta Sokotel Oy hyötyisi optimaalisesti Microsoft Lyncin käytöstä. Tämä tutkimus esittää suositellun kulttuurisen toteutuksen sekä peräkkäiset toimenpiteet Microsoft Lyncin käyttöönottamiseksi pääkommunikaatio metodina Sokotel Oy:ssä.