Omnian työyhteisöviestinnän kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian työyhteisöviestintää. Opinnäytetyö tehtiin monialaiselle ammatillisen koulutuksenjärjestäjälle. Kehittämistyön tavoitteena oli kartoittaa Omnian työyhteisöviestinnän kehittämiskohteet ja määritellä niille tavoitteet, kanavat, toimenpiteet, aikataulut ja vastuuhenkilöt. Toimenpidesuunnitelman avulla kehitetään Omnian työyhteisöviestintää. Työssä prosessoitiin myös kaksi osa-aluetta, jotka ovat kokouskäytänteet ja strategiatiedottaminen. Kokouskäytänneprosessoinnin avulla tavoitellaan toimivia kokouskäytäntöjä Omniassa. Työn tekemisen tavoitteena oli myös kehittää omaa ammatillista osaamista Omnian viestintätehtävässä ja syventää omaa ymmärrystä.

Työn tietoperustassa käsiteltiin ensin viestintää osana organisaation liiketoimintaa. Sen jälkeen perehdyttiin viestinnän suunnitteluun, viestintästrategiaan, työyhteisöviestintään ja kokouskäytänteisiin. Lopuksi paneuduttiin viestinnän prosessointiin. Tuotosten tekeminen perustui pääosin työn tietoperustaan. Kehittämistyö toteutettiin toiminnallisena opinnäytetyönä. Kehittämistyöhön osallistuivat kohdeorganisaation viestintäpäällikkö ja laatujohtaja.

Tutkimusmenetelmänä käytettiin laadullista tutkimusta. Teemahaastattelujen avulla kerättiin tietoa ja arvioitiin työtä. Tiedonkeruuta varten suoritettiin useampia haastatteluja Omnian viestintäpäällikölle maalis-huhtikuun 2014 aikana. Arviointihaastattelut tehtiin Omnian laatujohtajalle ja viestintäpäällikölle. Haastattelut tehtiin yksilöhaastatteluina toukokuussa 2014. Analysointitavaksi valittiin teemoittelu, joka on hyvä analysointitapa, kun aineisto on kerätty teemahaastatteluilla.

Opinnäytetyön tuotoksina syntyivät työyhteisöviestinnän kehittämiskohteiden toimenpidesuunnitelma ja kaksi prosessikuvausta: kokouskäytänteet ja strategiatiedottaminen.

Kehittämistyön tuloksina luodut tuotokset otetaan käyttöön. Toimenpidesuunnitelma toteutetaan suunnitellusti. Kokouskäytänteiden prosessikuvaus laitetaan intranetiin, joten se toimii myös ohjeena henkilöstölle. Strategiatiedottamisen prosessikuvaus otetaan myös käyttöön.

Jatkotoimenpiteenä tehdään ohje kokouskäytänteiden prosessikuvauksesta. Jatkossa kehittämistyötä tehdään myös ulkoisen viestinnän osalta.

The purpose of the thesis was to develop work community communication in Omnia Joint Authority of Education in Espoo region. The thesis was commissioned by multi-disciplinary organiser of education which offers vocational education. The target for the development process was to clarify development objects in Omnia’s work community communication and define targets, channels, actions, timetables and persons in charge. The action plan is made to improve work community communication in Omnia. There were also made two process descriptions which are meeting practices and strategy communication. The process of the meeting practices is meant to improve Omnia´s meeting practices. The mission for making this thesis was also to develop author’s personal professional knowledge in the position of Communication Coordinator in Omnia and deepen personal understanding of communication.

The theory of the thesis first covered communication as a part of company´s business. After that theory of communication planning, communication strategy, work community communication and meeting practices were looked into. In the end we looked into the theory of communication process. Outputs were mainly based on the theory. The development work was made as a part of functional thesis. Participants of the development work were Communication Manager and Quality Director.

The used research method was qualitative research. Theme interviews were used to collect information and to evaluate the thesis. Omnia’s Communication Manager was interviewed many times to collect the information during period March-April 2014. Omnia’s Quality Director and Communication Manager were interviewed. Interviews were held as individual interviews in May 2014. Method of analysis was chosen to be theme based which is a good way to analyse data when it has been collected using theme interviews.

Outcomes of the thesis are action plan for the development targets of the work community communication and two process descriptions: meeting practices and strategy communication. Results of the development work will be utilized. Action plan will be put into use as planned.

Process of the meeting practices will be placed on the intranet so that the instruction can be used also by the staff. Process of the communication strategy will also be used.

Further action is to create instruction of the meeting practices process. In the future development work will also be done regarding external communication.