Hankintojen ohjaus ja johtaminen Case: WebShop as a Service WaaS Oy

Abstract

Opinnäytetyö toteutettiin kehityslähtöisenä yrityksen WebShop as a Service WaaS Oy, jäljem-pänä WaaS Oy, kahvi- ja teetuotteita myyvälle verkkokaupalle Kuppikuumaa.fi. Työskennellessä WaaS Oy:lla hankintojen parissa huomasi, että yrityksessä on tarve kehittää hankintaprosessin hallittavuutta ja syventää ymmärrystä hankinnan vaikutuksista kustannustehokkuuteen. Tutkimuksen alussa ostot tehtiin myyntien perusteella ja yrityksessä pienilläkin muutoksilla hankinnoissa oli mahdollista saada aikaiseksi säästöjä. Tässä kehityslähtöisellä ja empiirisellä kvalitatiivisella tutkimuksella toteutetussa opinnäytetyössä selvitettiin WaaS Oy:n hankintojen nykytilaa ja sen perusteella annettiin kehitysehdotuksia toimintojen tehostamiseksi. Opinnäytetyön teoriaosuudessa käsiteltiin kattavasti hankintojen ohjausta ja johtamista.

Hankinnoilla on kokonaisvaltainen vaikutus yrityksen kaikkiin prosesseihin ja sekä sisäisiin että ulkoisiin sidosryhmiin. Hankintojen strateginen suunnittelu ja toteuttaminen on olennainen asia hankintojen menestyksen ja tehokkuuden kannalta. Perusteellinen markkinoiden ymmärtäminen, hankintojen suunnittelu, toteutus ja seuranta vaikuttavat kaikki siihen, miten kuluja kertyy, miten pääomaa on sitoutunut ja miten pitkään. Näiden selvittäminen, ymmärtäminen ja markkinaosaaminen voivat parantaa WaaS Oy:n mahdollisuutta reagoida markkinoiden muutoksiin, jolloin toiminta on kilpailukykyistä. Pienelle yritykselle koko on mahdollisuus, koska pieni koko mahdollistaa nopean reagoinnin muutoksiin. Kun toimittajat jaetaan lisäksi tuoteperusteisesti toimittajasegmentteihin, on helppo nähdä, mihin tulee panostaa jatkossa ja mitkä osa-alueet jätetään vähemmälle huomiolle.

Tutkimalla alan kirjallisuutta selvisi, että hankintojen kustannusrakenteessa voidaan nähdä, onko hankinnoista vastaava henkilö osaava ja tietoinen häneltä vaadituista tehtävistä sekä kiinnostunut toimittajien osaamisesta. Hankintojen määrätietoinen hallinta auttaa toimimaan yhdenmukaisesti ja hyödyntämään organisaation mahdollisuuksia. Hankinta on yhä useammin yksi yrityksen ydinprosesseista eikä ainoastaan tukitoiminto. Päämääränä on yrityksen sisäisen yhteistyön ja sidosryhmäosaamisen avulla löytää mahdollisimman tehokas toimintatapa.

Villin ostamisen sijaan aktiivinen osaava hankkija etsii uusia toimittajia ja perustelee tarpeensa toimittajalle. Neuvotteluvoiman käyttäminen on olennaista, jotta saadaan sopimusehdot vastaamaan hankkivan yrityksen tarpeita. Omien tarpeiden määrittely löytyy usein hankintastrategiasta, mutta koska WaaS Oy:llä ei sellaisia ole, lähdettiin aluksi liikkeelle prosessimallinnuksella. Sen avulla selvitettiin nykytilaa ja voitiin havaita kehitettävissä olevat kohteet ja määritellä sen mukaan tavoitteet strategiaan. Työn tarkoituksena oli luoda WaaS Oy:lle suuntaa-antava ohje hankintojen suunnittelun kehittämisen näkökulmasta. Työ onnistui niin hyvin, kuin olosuhteet huomioiden oli mahdollista.

Purchase Control And Management Case: Webshop As A Service Waas Ltd.

Thesis was implemented as a development headed research for the company WebShop as a Service WaaS Ltd. (hereinafter WaaS Ltd.), Kuppikuumaa.fi online store that sells coffee and tea products. When working for the company involved, doing purchases, one sees that there is need for developing the purchase process and management to understand how develop-ment will affect cost-effectiveness. Currently purchases are made based on sales of the company and with even small changes, procurement savings can be achieved. This development headed bachelor’s thesis examined with empirical qualitative research the current state of purchasing process in WaaS Ltd. Thesis provides development proposals to streamline operations. Theory part handles comprehensively procurement control and management.

Procurement has an overall impact on all of the processes of the company, both internal and external stakeholders. The strategic procurement planning and implementation is a key to operate successfully and efficiently. A thorough understanding of the market, procurement planning, implementation and measuring have an effect on how costs appear and how and for how long capital is committed to. Preceding and market knowledge improves the ability to react to changes in the market and makes the business competitive. For a small company, size is an opportunity, since a small size of the company allows react changes quickly. When suppliers are further divided into segments due to features of the products they supply to WaaS Ltd., it is easy to see where investments should be placed in the future and how operations should be developed.

There is a big difference in costs whether the person making purchases is knowledgeable and informed what tasks one is required and is he/she interested in suppliers capabilities, and whether he/she operates only trying to achieve savings while operating according suppliers terms. Strategic management and co-ordinations allow not only unified procurement, but also taking most out of possibilities of the company’s business. Procurement is increasingly often on of the company’s core processes and not only support function. Purpose is to find most effective way of action by understanding internal collaboration and external stakeholders.

Way of buying ”wild”, instead of being active knowledgeable buyer looking for new suppliers and justifying company’s needs for the supplier, is not way to go. Using the buyer’s negotiation power is essential in order to make terms wanted and needs meet. Company’s needs have been defined in procurement strategy, but since WaaS Ltd. does not have any, it is good to start with defining the purchase process. It will help establish the current state and development targets can be found. After that they can be placed to the strategy. Meaning was to give WaaS Ltd. an instruction for planning and developing purchases. As a conclusion the work succeeded as well as under the circumstances was possible.