Opinto-ohjaustiimin toiminnan kehittäminen ammatillisessa oppilaitoksessa

Abstract

Työyhteisössä toimitaan usein tiimeissä. Toimiva tiimityö sekä tiimin tuki vaikuttavat tiimin jäsenten työn sujuvuuteen ja työn tulosten onnistumiseen. Tiimin toimintaa voidaan lähteä kehittämään, vaikka sen toiminnassa ei olisi suuri haasteita. Pienilläkin tiimin toiminnan muutoksilla saadaan aikaan kannattavia ja tuloksellisia toimintatapoja.

Opinnäytetyön tavoitteena oli erään ammatillisen oppilaitoksen opinto-ohjaustiimin toiminnan kehittäminen. Toiminnan kehittämisen tietolähteinä käytettiin teoriatietoa, havainnointia, omia kokemuksia sekä opinto-ohjaustiimin teemahaastattelua. Teemahaastattelu toteutettiin ryhmähaastatteluna. Saatujen tietojen pohjalta opinto-ohjaustiimin toimintaa lähdettiin kehittämään kolmella osa-alueella: tiimin toiminnan suunnittelu, viikkopalaverien kehittäminen sekä tiedon ja materiaalin jakaminen.

Kehittämistyön tuloksena syntyi ohjeistuksia ja toimenpide-ehdotuksia opinto-ohjaustiimille sekä tiimin esihenkilölle. Toimenpide-ehdotuksena tiimin toiminnan suunnittelua varten tiimin olisi hyvä ottaa käyttöön vuosikello. Viikkopalaverin kehittämistä varten laadittiin ohjeistus tiimille ja esihenkilölle, jonka avulla tiimin on mahdollista tehostaa ja parantaa viikkopalavereita. Lisäksi laadittiin ohjeistus tiimille Teams-kanavan kansiorakenteesta ja tiedostojen nimeämiskäytänteistä.

Opinnäytetyön tuloksia käytiin yhdessä läpi tiimin esihenkilön kanssa. Kehittämistyö päätettiin aloittaa tiimin toiminnan suunnittelusta jo opinnäytetyöprosessin aikana. Yhdessä tiimin esihenkilön kanssa suunniteltiin ja toteutettiin vuosikellopohja tiimille sekä alustava vuosikello lukuvuodelle 2023–2024. Tiimin toiminnan kehittämisen kannalta olisi tärkeää, että kaikki opinnäytetyön kehittämiskohteen ideat ja ajatukset otettaisiin käyttöön ainakin vaiheittain. Opinnäyteyön tuloksia voidaan hyödyntää oikeastaan missä tahansa organisaatiossa, jossa on palavereita, yhteisiä dokumentteja sekä toiminnan suunnittelua.

Working community often has teamwork. Effective teamwork and team support affect the smoothness of the team members’ work and the success of the work results. Team activities can be developed even if they do not face major challenges. Even small changes in the team’s operations will produce profitable and effective practices.

The aim of the thesis was to develop the activities of a student guidance team at a vocational institute. The data sources used in the thesis were theoretical knowledge, observation, personal experiences, and focused interview of the student guidance team. The focused interview was conducted as a group interview. Based on the information received, the student guidance team started to improve its activities in three areas: planning the team’s operations, developing weekly meetings, and sharing information and materials.

As a result of the development process, instructions and suggestions for actions were generated for the student guidance team and the team manager. As one of the results, for the planning of the team’s operations, the team should introduce an annual clock. For the development of the weekly meeting, instructions were prepared for the team and the team manager. The guidance enables the team to enhance and improve their weekly meetings. In addition, instructions were prepared for the team on the Teams channel's folder structure and file naming practices.

The results of the thesis were studied together with the team manager. It was decided to start the development practices with the planning of the team's operations already during the thesis process. Together with the team manager, the annual clock and a tentative annual clock for the academic year 2023-2024 was designed and implemented for the team. It is important for the development of the team's operations that all development ideas of the thesis would be introduced at least in stages. The results of the thesis in fact be used in any organization with meetings, common documents, and planning of operations.