Perehdytys - Case Yritys X

Abstract

Työympäristön ja työtehtävien nopeat muutokset ovat muuttaneet työelämää huomattavasti lyhyen ajan sisällä. 2000– luku ja tietotekniikan kehitys ovat tuoneet mukanaan suuria muutoksia työelämään ja työyhteisöihin. Myös työn luonne tulee muuttumaan lähivuosina. Fyysinen, alkutuotannossa tehty työ poistuu ja tilalle tulee erilaisia tietotekniikkaa hyödyntäviä toimenkuvia. Työyhteisöjen tulisikin keskittyä työntekijöiden perehdyttämiseen sekä työnohjaukseen, jotta muutosten tuomiin haasteisiin pystytään reagoimaan ajoissa.

Opinnäytetyössä käsitellään perehdytystä laskutustiimissä. Työ toteutettiin toimeksiantajan, yritys X:n toivomuksesta. Työ on jaettu teoreettiseen osuuteen ja toiminnalliseen osuuteen. Teoreettinen osuus käsittelee perehdytyksen lisäksi hiljaista tietoa, esimies- ja tiimityöskentelyä sekä työyhteisöviestintää. Toiminnallinen osuus sisältää perehdytysoppaan sekä työohjeita, jotka tulevat toimeksiantajan käyttöön.

Opinnäytetyöllä on kaksi tavoitetta. Ensimmäinen tavoite on tutkia, millainen perehdytysopas sekä työohjeet laskutustiimin tarvitaan. Toinen tavoite on tehdä tulosten perusteella tiimille opas, joka sisältää kriittisimpiin työtehtäviin liittyvät työohjeet.

Tässä työssä perehdytyksellä tarkoitetaan uuden työntekijän tutustuttamista uuteen työpaikkaan tai uuteen työtehtävään. Perehdytys on prosessimainen kokonaisuus, jossa tulee ottaa huomioon työn asettamat vaatimukset sekä uuden tulokkaan yksilöllisyys. Perehdytystä tulee muokata ja soveltaa uuden työntekijän tarpeiden mukaan.

Perinteisesti perehdytys on koettu vanhojen työntekijöiden resursseja syöväksi ”välttämättömäksi pahaksi”. Perehdytys tulisi kuitenkin nähdä vuorovaikutustilanteena, jossa sekä perehdyttäjä että perehdytettävä voivat vaihtaa tietoa ja oppia uusia asioita toisiltaan. Usein uudella työntekijällä on paljon annettavaa työyhteisölle ja tämä olisi syytä tunnistaa.

Opinnäytetyössä toteutetun kvalitatiivisen tutkimuksen avulla selvitettiin laskutustiimin työn-tekijöiden omia kokemuksia perehdytyksestä sekä sitä kuinka heidän mielestään uusi työntekijä tulisi tiimiin perehdyttää. Tutkimuksen avulla selvitettiin myös ne työtehtävät, joista tiimille tulee tehdä työohjeet. Tutkimus toteutettiin ryhmähaastatteluna toimeksiantajan tiloissa. Haastattelu nauhoitettiin ja tulokset analysoitiin nauhoitteen perusteella, sisältöanalyysiä hyödyntämällä.

Tutkimustulosten perusteella tehty toiminnallisen osuuden perehdytysopas toteutettiin Word- asiakirjana, jotta oppaan päivittäminen olisi mahdollisemman helppoa. Sähköinen tallennusmuoto mahdollistaa oppaan tallentamisen tiimin Intranetiin. Oppaaseen on koottu tärkeää perustietoa yrityksestä sekä tiimin työtehtävistä ja käytänteistä. Oppimisen helpottamiseksi oppaaseen on liitetty tärkeimpiin työtehtäviin liittyviä ohjeita. Oppaassa on myös perehdytys aikataulu, jonka avulla sekä perehdytettävä että perehdyttäjä voivat seurata perehdytyksen etenemistä.

Asiasanat: esimiestyö, hiljainen tieto, perehdytys, perehdytysopas, työyhteisöviestintä

The working environment and job responsibilities have changed significantly in the 21st century. Information technology has become increasingly widespread and this plays an important role in the modern workplace. The development of information technology has brought changes to work communities and the nature of work will change also in the coming years. For example, the physical, primary production is likely to be replaced with different types of information technology assignment. To cope with these changes organizations should focus on employees' orientation training and professional guidance.

The purpose of this project was to examine the kind of orientation guide and work instructions that should be created for company X’s financial team. The objective was to create an orientation guide and instructions based on the results of the research. The thesis consists of a theoretical contribution and the functional section. The functional section is the orientation guide. Working instructions are attached to the guide. The functional section of this thesis will only be made available for use by company X. In addition to orientation, the theoretical section examines such concepts as tacit knowledge, leadership and management, team work and workplace communication.

In this thesis, orientation training is used to refer to the induction of new employees to a new position or assignment. Orientation should be viewed as a whole process, where the requirements of the work and the individuality of the new employee are taken into consideration.

Traditionally, orientation is seen as a burden which takes time from actual work. Orientation benefits the company if it is seen as a possibility to interact with the new employee. The new employee can notice inconsistencies and errors in processes and help in developing these.

The research method used in this thesis was that of the qualitative case study. The case study focuses on a strictly delimited phenomenon which is in this case orientation to a financial team. The research was conducted by interviewing members of the financial team through a group interview. The aim of the research was to determine how the team members felt that the orientation should be arranged and which are the most critical work duties whose work instructions should be documented. The interview lasted an hour and was recorded.

The orientation guide and work instructions were created based on the results of the research. The guide was done in a Word document to facilitate updating and saving. The document can also be printed as a paper version. The Word document can also be added to the financial team’s Intranet. The orientation guide includes basic information about the organization and the financial team. The team’s working methods, duties, products and systems are also presented in the guide. The instructions regarding critical duties are attached to the end of the guide.

Key words: tacit knowledge, leadership, management work, team work, workplace communication.