Tapahtumakonseptin luominen projektin hallinnan näkökulmasta – Case Talvimarkkinat ”зимний базар”

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena on tapahtumakonseptin luominen. Työ on toiminnallinen opinnäytetyö, jonka toimeksiantaja on tapahtumia tuottava oppimisympäristö Laurea Events. Tapahtumakonsepti tuotetaan tietylle tapahtumapaikalle, Lasipalatsin aukiolle, joka on Lasipalatsin Mediakeskus Oy:n omistamaa aluetta.

Työn tarkoitus on suunnitella ja kehittää yleisötapahtuma venäläisille turisteille Helsingin keskustaan 2015 tammikuussa, jolloin venäläiset turistit saapuvat lomailemaan Helsinkiin juhlapyhiensä vuoksi. Kyseessä on perhetapahtuma, joka järjestetään keskeisellä paikalla Lasipalatsin aukiolla. Tapahtumalla pyritään tuomaan Laurea Eventsiä tunnetummaksi asiakkaiden keskuudessa sekä lisäämään tietoutta Lasipalatsin aukiosta tapahtumapaikkana.

Tapahtumakonseptin tavoitteena on olla selkeä ja toteuttamiskelpoinen. Tapahtuman ajankohdalla on selkeä merkitys: tarjota erityisesti venäläisille turisteille heidän tarpeitaan mukaileva tapahtuma ja saada myös paikalliset asiakkaat liikkeelle tavallisesti hiljaisena ajankohtana. Tavoitteena on luoda onnistunut ja oikeanlainen tapahtuma suhteessa kohderyhmään.

Sen lisäksi, että tapahtumakonsepti on valmis projektiryhmän käyttöönotettavaksi ja toteutettavaksi, se keskittyy projektin johtamiseen ja on tarkan aikataulun sisältävällä toteutussuunnitelmallaan työkalu tulevalle projektipäällikölle.

Työn teoreettinen viitekehys koostuu konseptisuunnittelusta ja projektin johtamisesta tapahtuman suunnittelussa, erityisesti projektin suunnittelusta ja seurannasta, projektin organisoimisesta ja projektin hallinnasta. Opinnäytetyö sisältää myös palvelumuotoiluprosessin teoreettisen kuvauksen vaiheittain etenevästi.

Hanke eli tapahtumakonseptin luominen koostuu palvelumuotoiluprosessin mukaisista suunnittelu-, kehittämis- ja toteuttamisvaiheista. Jokainen vaihe koostuu menetelmistä, jotka kokonaisuutena saavat aikaan tuotoksen, tapahtumakonseptin toteutussuunnitelman muodossa.

The objective of the thesis is to create an event concept. This is a functional thesis, commissioned by Laurea Events, a learning environment that produces events. The event concept is produced for a certain event scene, the Lasipalatsi Square. The square is owned by Lasipalatsi Mediakeskus Oy.

The purpose of the thesis is to plan and develop a family event for Russian tourists in Helsinki. The event is supposed to be organized in the city centre of Helsinki in January in 2015 as the tourists enter Helsinki because of their holidays. The event takes place in a crucial location on the Lasipalatsi Square nearby Kamppi. The objective of the event is to make Laurea Events more familiar among the customers as well as to increase the knowledge of the Lasipalatsi Square as an event scene.

The objective of the event concept is to be explicit and executable. The season of the event has a certain purpose as well; to offer Russian tourists an event that meets their expectations. As the season is generally quiet, the purpose is also to offer local customers something to do in Helsinki. The main objective is to create a successful event concept that answers customers’ needs.

Besides being completed for initialization and implementation, the event concept has an aspect of project management. The implementation plan for the event concept is a tool for the project manager of the Winter Market 2015.

The knowledge basis consists of literature about concept planning and managing projects while planning an event. Project management in this thesis consists of planning, controlling and organizing a project. The thesis contains a theoretical section of service design as well.

The assignment of creating an event concept consists of three service design phases; planning, developing and realization. The phases are executed by using certain methods. The outcome is an event concept as an implementation plan.