Henkilöstön perehdyttämisoppaan kehittäminen: Case K-market Marski

Abstract

Tämä opinnäytetyö on toiminnallinen ja siinä korostuu työelämän kehittäminen. Opinnäytetyön tarkoituksena ja tavoitteena on tuottaa kattava ja hyödyllinen perehdyttämisopas porvoolaiseen päivittäistavarakauppaan K-market Marskiin. Tarve uudelle, personoidulle perehdyttämisoppaalle tuli esille syksyllä 2013. Marskin nykyisten työntekijöiden perehdyttäminen nähtiin puutteelliseksi ja työharjoittelijoiden perehdyttäminen koettiin vaikeaksi ilman asianmukaista perehdyttämismateriaalia.

Opas on tehty kehittämällä olemassa olevia K-market-ketjun perehdyttämismateriaaleja. Lähtötilanteessa perehdyttäjällä oli käytössään vain listoja perehdytettävistä asioista eikä lainkaan tukimateriaalia perehdytettävistä asioista. Pelkkien muistilistojen käyttäminen voi helposti johtaa virheellisiin tulkintoihin perehdytettävistä asioista, kun asian osaaminen ja muistaminen on täysin perehdyttäjän omalla vastuulla. Asiasisältöinen opas ei anna perehdyttäjälle tulkinnanvaraa perehdyttämistilanteessa vaan informaatio annetaan jokaiselle perehdytettävälle samalla tavalla.

Työn tietoperusta muodostuu pääasiassa perehdyttämisestä ja lisäksi muista tärkeistä työhön liittyvistä asioista. Tärkeimpänä lähteenä on käytetty Maritta Österbergin kirjoittamaa Henkilöstöasiantuntijan käsikirjaa. Perehdyttämisellä tarkoitetaan niitä toimenpiteitä, joiden avulla työntekijä saadaan osaksi työyhteisöä ja oppimaan työtehtävänsä. Perehdyttämisen avulla työntekijä oppii asiat nopeammin ja oikeammin kuin ilman perehdyttämistä.

Perehdyttämisoppaan tueksi toteutettiin pieni haastattelututkimus K-market Marskin työntekijöille. Haastatteluissa selvitettiin työntekijöiden näkökulmaa perehdyttämisoppaan eri osaalueidentärkeydestä sekä hyvän perehdyttämisoppaan sisällöstä ja ominaisuuksista. Tutkimuksesta rajattiin pois työtehtäviin perehdyttäminen, sillä perehdyttämisoppaan tarkoitus on keskittyä sääntöihin ja menettelytapoihin, yritykseen, työsuhde-, palkka- ja turvallisuusasioihin, asiakaspalvelun periaatteisiin ja muihin tausta-asioihin.Työntekijät pitivät ensisijaisen tärkeinä sääntöjen ja menettelytapojen perehdyttämistä.

Perehdyttämisoppaan laatimisen alkuvaiheessa olemassa olevia aineistoja tutkittiin ja vertailtiin, minkä seurauksena muodostui alustava sisällysluettelo tulevalle oppaalle. Otsikoille laadittiin järjetelmällisesti sisältöä, joitakin otsikoita poistettiin tai yhdisteltiin toisiin otsikoihin ja lisäksi järjestystä muutettiin. Lopuksi oppaan alkuun lisättiin esipuhe.

Perehdyttämisopasta on arvioinut kuusi henkilöä, joista viisi työskentelee johtotehtävissä ja yksi K-market Marskin maito-osaston vastuumyyjänä. Opas on arvioiden mukaan kattava, monipuolinen ja käyttökelpoinen perehdyttämisen apuväline. Perehdyttämistä K-market Marskissa voisi kehittää vielä muun muassa tekemällä aikataulutetun perehdyttämisohjelman ja perehdyttämisoppaan joka kattaa myös työtehtäviin opastamisen.

This is a functional thesis project in which the development of working life is emphasized. The meaning and goal of the thesis project is to produce a comprehensive and useful orientation guide for the use of K-market Marski, which is a grocery store in Porvoo. The need for a new, personalized orientation guide arose in autumn 2013. The orientation of current emplyees in Marski was seen as insufficient and the trainees’ orientation was perceived to be difficult and lacking in appropriate orientation material.

The guide was made by developing the current orientation materials available in the K-market chain. At the outset, there were only lists of subjects to introduce instead of any support material for the orientation subjects. Using only checklists can easily lead to misinterpretations of the subject introduced, when all knowledge and recollection of the subject is completely the responsibility of the trainer. A guide that has factual content does not leave the trainer any room for interpretation in the orientation situation and the information will be provided in the same way to all who are introduced to the subject.

The knowledge base for this thesis primarily concerns the subject of orientation, but also utilises other important work-related subjects. The most important source of information that has been used in this thesis is Henkilöstöasiantuntijan käsikirja written by Maritta Österberg. Orientation includes all the actions that help the emplyee to become a part of the work community and to learn his/her new duties. Orientation helps the emplyee to learn things faster and more correctly than without orientation.

A small interview study was cunducted with K-market Marski’s employees to support the orientation guide. The interviews examined the employees’ views on the importance of different areas of the orientation guide, as well as the content and features of a good orientation guide. The study was designed to focus on rules and courses of action, the company, any matters concerning employment, pay and security, the principles of customer service and other background issues. The employees thought that rules and courses of action are priorities in orientation.

At the start of the writing process for making the orientation guide current materials were studied and compared, resulting in a preliminary table of contents for the upcoming orientation guide. The content was created systematically following the section headings, with some headings removed or consolidated with others and the order changed also. An introduction was eventually added to the beginning.

To date six persons have reviewed the orientation guide, five of whom work as managers and one who works in K-market Marski and is in charge of milk products. According to the reviews, the guide is a comprehensive, diverse and usable tool for orientation. Orientation at K-market Marski could be developed further by making an orientation programme with a timetable and an orientation guide that also includes orientation in the work duties.