Tiedonhallintasuunnitelman laatiminen työntekijän henkilötietojen käsittelyyn
Ahola, Mari (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060722351
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023060722351
Tiivistelmä
Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli selvittää toimeksiantajayrityksen tiedonhallinnan tilanne ja laatia henkilötietojen käsittelyn tueksi lain vaatimukset täyttävä, yksityiskohtainen ja kattava henkilötietojen tiedonhallintasuunnitelma, joka sisältää tietojen säilytysajat ja on yksinkertaisesti sovellettavissa kattamaan kaikenlaisia dokumentteja organisaatiossa. Opinnäytetyössä tarkasteltiin yrityksen dokumenttienhallintaa konstruktiivisen menetelmän kautta. Miten tiedonhallinnan parantaminen kannattaa käynnistää ja miten sitä tulisi jatkossa kehittää. Taustana opinnäytetyölle toimi työelämän tarpeet.
Tekniikan kehityksen myötä yrityksissä syntyy valtava määrä erilaisia sähköisiä dokumentteja ja asiakirjoja. Niitä on myös helppo tallentaa ja unohtaa verkkolevyille ja pilvipalveluun. Määrätön tietojen tallentaminen ei kuitenkaan ole järkevää. Tiedonhallintasuunnitelman avulla toiminta vastaa lainsäädäntöä, tietoturvariskit pienenevät ja asiakirjojen etsimiseen käytettävä aika vähenee.
Opinnäytetyö koostuu kahdesta eri osioista. Ensimmäisessä osassa käsitellään henkilötietojen käsittelyn perusteita ja siihen liittyvää lainsäädäntöä. Toisessa osassa käsitellään asiakirjojen hallinnointia. Taustamateriaalia kerättiin lakiteksteistä, kirjoista ja internetlähteistä. Teorian kirjoittamisen jälkeen suunnitelma tehtiin sekä paperiversiona että Excel-taulukkona. Suunnitelmasta selviää eri asiakirjojen säilytysajat ja niiden perusteet. Suunnitelma toimii pohjana työlle, joka sisältää koko yrityksen tiedonhallinnan.
Tekniikan kehityksen myötä yrityksissä syntyy valtava määrä erilaisia sähköisiä dokumentteja ja asiakirjoja. Niitä on myös helppo tallentaa ja unohtaa verkkolevyille ja pilvipalveluun. Määrätön tietojen tallentaminen ei kuitenkaan ole järkevää. Tiedonhallintasuunnitelman avulla toiminta vastaa lainsäädäntöä, tietoturvariskit pienenevät ja asiakirjojen etsimiseen käytettävä aika vähenee.
Opinnäytetyö koostuu kahdesta eri osioista. Ensimmäisessä osassa käsitellään henkilötietojen käsittelyn perusteita ja siihen liittyvää lainsäädäntöä. Toisessa osassa käsitellään asiakirjojen hallinnointia. Taustamateriaalia kerättiin lakiteksteistä, kirjoista ja internetlähteistä. Teorian kirjoittamisen jälkeen suunnitelma tehtiin sekä paperiversiona että Excel-taulukkona. Suunnitelmasta selviää eri asiakirjojen säilytysajat ja niiden perusteet. Suunnitelma toimii pohjana työlle, joka sisältää koko yrityksen tiedonhallinnan.