Hiljaisen tiedon tunnistaminen ja jakaminen organisaatiossa

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli tutkia hiljaista tietoa ja löytää keinoja hiljaisen tiedon tunnistamiseen ja jakamiseen organisaatiossa. Ensin tässä työssä tutkitaan hiljaista tietoa teorian kautta. Mitä hiljainen tieto on, miten hiljaista tietoa voi tunnistaa ja miten hiljaista tietoa voi jakaa. Teoriaosuus on jaettu niin, että ensin käydään läpi mitä hiljainen tieto on, miten hiljaista tietoa syntyy, hiljaisen ja näkyvän tiedon eroavaisuudet, miten hiljainen tieto näkyy organisaatiossa ja hiljaisen tiedon haasteet. Seuraava osio on hiljaisen tiedon johtaminen. Kyseisessä osiossa käsitellään hiljaisen tiedon tunnistamista, hiljaisen tiedon esille tuomista ja hiljaisen tiedon jakamisen keinoja.

Tarve tutkimukselle tuli tämän opinnäytetyön yhteistyöyritykseltä Sonepar Suomi Oy:lta. Heidän asiakaspalvelutiiminsä yksi osa-alue, aula- ja konttoripalvelut toimivat pääsääntöisesti yhden vakituisen henkilön voimin. Toimessa oleva henkilö omaa vuosikymmeniä pitkän työkokemuksen ja hiljaista tietoa on kertynyt paljon.

Opinnäytetyön tutkimusosa suoritettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, jossa ensin sovellettiin osaamiskarttaa, jotta pääsisimme selville kohdehenkilön osaamisesta kokonaisvaltaisesti. Tällä pyrittiin tunnistamaan osa-alueita, joissa hiljaista tietoa on. Tämän jälkeen suoritettiin lisäksi teemahaastattelu. Haastattelussa syvennyttiin henkilön omaan osaamiseen ja muihin teeman aiheisiin.

Tutkimustulokset toivat esille, että työ on hyvin itsenäistä ja vaatii paljon itseohjautuvuutta, minkä vuoksi kaikista työtehtävistä ei esimerkiksi ole kirjallisia ohjeistuksia. Vaan tieto ja taito ovat työtä tekevän henkilön omassa tiedossa. Oman osaamisen kartoitus oli tutkimuksessa hyödyllinen, koska sitä kautta pääsimme avaamaan työtehtäviä koko prosessin osalta. Lopputuloksena tutkimuksessa päädyttiin tuottamaan kirjalliset työohjeet. Kirjallisessa dokumentoinnissa pyrittiin avaamaan kaikki työtehtävät ja kirjaaman ylös jokaisen työtehtävän vaiheet. Näin saatiin kokonaisvaltaiset työnkuvaukset ja toimintatavat ylös kirjattuna auttamaan tiedon jaossa.

The purpose of this Bachelor’s thesis was to explore tacit knowledge and find ways for recognising and sharing tacit knowledge in the organisation. First this thesis explores tacit knowledge through theoretical framework. It involved understanding what tacit knowledge is, how it can be recognised, and how it can be shared. The theoretical part is divided into sections. First, it examines what tacit knowledge is, how it is generated, the differences between tacit and visible knowledge, how tacit knowledge manifests in an organisation, and the challenges associated with tacit knowledge. The second section focuses on the management of tacit knowledge. This part discusses the identification of tacit knowledge, bringing tacit knowledge to the surface, and methods for sharing tacit knowledge.

The need for this research arose from the cooperation with Sonepar Suomi Ltd. Who commissioned this thesis. One area of their customer service team, reception and office services, primarily operates with one permanent employee. This individual has decades of work experience and possesses a significant amount of tacit knowledge.

The research empirical part of the thesis was conducted as a qualitative study. At the beginning, a competence map was applied to gain a comprehensive understanding of the subject's expertise. This aimed to identify areas where tacit knowledge exists. Additionally, theme a interview was conducted to absorb the individual's own expertise and other topics of this theme.

The research results indicate that the work is highly independent and requires a great deal of self-direction, which is why not all tasks have written instructions, for example. Instead, the knowledge and skills reside within the person performing the work. Mapping individual expertise proved beneficial in the research as it allowed for a comprehensive understanding of the tasks throughout the entire process. As a result, the thesis produced written work instructions. The documentation aimed to outline all the tasks and and document the various tasks, including the step-by-step processes involved in each task. This comprehensive documentation aimed to create detailed job descriptions and procedures that would facilitate the sharing of knowledge.