Julkisissa hankinnoissa käytetyn pienhankintasopimuksen käyttäjäkeskeinen muotoilu

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin hankintasopimusten käyttäjiä ja selvitettiin sopimusten käyttötarkoituksia. Tarkoituksena oli saada ymmärrystä siitä, miten sopimusten käytettävyyteen voidaan vaikuttaa oikeus- ja informaatiomuotoilun keinoin. Kohdeorganisaation hankintatoimintaan haettiin näin tehokkuutta. Samalla pyrittiin vahvistamaan erityisesti toiminimi-, mikro-, ja pienyritysten kyvykkyyttä ja halukkuutta osallistua tarjouskilpailuihin.

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää kohdeorganisaation hankintatoimintaa kehittämällä asiantuntijapalveluiden pienhankintoihin käyttäjäkeskeisesti suunniteltu sopimusmalli. Muotoilussa keskityttiin sisällöllisten muutosten lisäksi erityisesti sopimusmallin rakenteen ja kielen yksinkertaistamiseen sekä visualisointiin. Opinnäytetyön kohdeorganisaationa oli valtioneuvoston kanslia.

Sopimusten käyttäjiin, käyttötarkoituksiin ja käytettävyyteen liittyvää tutkimustietoa sekä oikeus- ja informaatiomuotoilun keinoja esitellään opinnäytteen tutkimuksellisessa osassa. Asiantuntijapalveluiden pienhankintoihin käyttäjäkeskeisesti suunnitellun sopimusmallin muotoiluprosessi kuvataan opinnäytteen kehittämishankkeen toteuttamista käsittelevässä osassa.

Oikeusmuotoilulle ei ole olemassa omaa tutkimusmenetelmää tai prosessimallia, vaan siinä nojaudutaan pitkälti palvelumuotoilun malliin ja menetelmiin. Berger-Walliser, Barton ja Haapio ovat kuitenkin vuonna 2017 esitelleet mallin erityisesti sopimusten ja muiden juridisten asiakirjojen muotoiluun.

Tämän opinnäytteen kehittämistyössä korostuivat käyttäjäkeskeisyys, muotoilun menetelmien käyttö ja prototyypin yhteiskehittäminen. Näissä suhteissa opinnäytteessä hyödynnettiin palvelumuotoilun menetelmiä. Koska opinnäytetyö koski nimenomaan juridisen asiakirjan muotoilua, niin myös Berger-Walliserin, Bartonin ja Haapion oikeusmuotoilun prosessimenetelmää hyödynnettiin työssä soveltuvin osin.

Kehittämistyön tuloksena syntyi kohdeorganisaation pienhankintoihin käyttäjäkeskeisesti suunniteltu pienhankintasopimusmalli. Sopimusmallin valmistelussa sovellettiin tutkimustietoa oikeusmuotoilun periaatteista ja informaatiomuotoilun menetelmistä.

Kehittämishankkeen tuloksena kasvoi ymmärrys siitä, kuinka myös helpoilla, yksinkertaisilla ja kustannuksiltaan pienillä toimilla on mahdollista tehostaa organisaation sisäistä toimintaa. Hankkeen aikana moni asiantuntija sai sellaista tietoa ja taitoa, jonka avulla kohdeorganisaatiossa on jatkossa mahdollista tehdä myös muita vastaavia kehittämistoimia.