Dokumenttienhallinnan kypsyystaso TA-Asumisoikeus Oy:ssä

Abstract

Tutkimuksen tarkoituksena on selvittää millainen käsitys toimeksiantajan henkilöstöllä on dokumenttienhallinnasta ja millaista hyötyä he kokevat saavansa dokumenttienhallintajärjestelmän käyttöönotosta. Työn tavoitteena on tuottaa toimeksiantajalle tietoa dokumenttienhallintajärjestelmän hankinnan ja käyttöönoton tueksi ja lisätä ymmärrystä siitä millaiset valmiudet eri osastoilla on ottaa järjestelmä käyttöön. Tämän tiedon avulla järjestelmän käyttöönotto voidaan määritellä ja suunnitella käyttäjälähtöisesti.

Dokumenttienhallintaa lähestytään osana laajempaa tiedonhallinnan viitekehystä. Dokumentit ovat tapa käsitellä tietoa, joka on merkityksellistä organisaation toiminnalle. Dokumenttien avulla organisaatio hallitsee riskejä ja dokumentteja käytetään todisteina erilaisista liiketaloudellisista toimista. Toisaalta dokumenttien sisältämää tietoa käsittelevät enimmäkseen ihmiset, joten ihmisten ymmärrys ja osaaminen ovat keskeisiä asioita määriteltäessä organisaation tiedonhallinnan kypsyystasoa.

Tutkittava tieto hankitaan ensisijaisesti haastattelemalla toimeksiantajan työntekijöitä puolistrukturoiduilla ryhmähaastatteluilla. Haastatteluista analysoidaan sekä faktatietoa dokumenttien käsittelystä että ihmisten käsityksiä, mielipiteitä ja asenteita. Niiden perusteella arvioidaan tiedonhallinnan kypsyystasoa perustuen sekä dokumenttien hallinnan käytäntöihin ja toimintatapoihin että ihmisten valmiuteen ja motivaatioon ottaa käyttöön uusi järjestelmä dokumenttienhallintaan.

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että erot eri osastojen kypsyystasoissa ovat suuret. Toisaalta myös eri osastojen tarpeet ovat erilaiset, eikä ole mielekästä että alemmalla kypsyystasolla olevat osastot, joiden tarpeet ovat hyvinkin yksinkertaiset, käyttäisivät yhtä paljon resursseja järjestelmän käyttöönottoon kuin vaativammat osastot. Osalla taas on itse kehitettyjä tai ulkoisten yhteistyöjärjestelmien ja vaatimusten tuomia toimintamalleja, joita järjestelmä ei todennäköisesti paranna ainakaan kustannustehokkaasti.

Tutkimus tukee toimeksiantajan pohdintaa siitä millainen dokumenttienhallintajärjestelmä hankitaan ja miten se otetaan käyttöön. Toisaalta se osoittaa organisaation epätasaisuuden kypsyystasossa ja tarpeiden erilaisuuden eri osissa konsernia, mikä osaltaan auttanee resursoimaan määrittely- ja käyttöönottoprojekteja ja suunnittelemaan käyttöönoton vaiheistuksen.

The purpose of the study is to examine the understanding the commissioner’s personnel have about document management and what benefits they expect to get if the employer introduces a document management system into use. The objective of the work is to provide the commissioner information to support the procurement and implementation of a document management system and to increase the understanding of the capabilities of the various departments to implement the system. With the help of this information, the introduction of the system can be defined and planned in a user-oriented way.

Document management is approached as part of information management framework. Documents are a way to process information that is relevant to the organization’s operations. With help of the documents, the organization can manage risks. Documents are also used to confirm the validity of various business activities. On the other hand, the information in documents is mainly processed by people, so people’s understanding and competence are key issues when defining the maturity level of an organization’s information management.

The research data was primarily obtained by interviewing the commissioner’s employees with semi-structured group interviews. The interviews provide both facts about the processing of documents and people’s perceptions, opinions, and attitudes. Based on them, the maturity level of information management is assessed in terms of both document management practices and operating methods, as well as people’s readiness and motivation to adopt a new system for document management.

It can be concluded that the differences in the maturity levels of the different departments are significant. On the other hand, the needs of different departments are also varying, so this should not be approached with one size fits all solution. Departments at a lower maturity level and with simple needs should be able to allocate less resources to implement the system than more demanding and complex departments. Some departments already have implemented document management models or processes by themselves or because of external cooperation requirements. For them, the system is unlikely to improve the situation, at least in a cost-effective manner.

The research supports the commissioner in the decisionmaking of what document management system to acquire and how to implement it. On the other hand, it shows the organization’s uneven level of maturity and the difference in needs in different parts of the company, which helps to allocate resources for the definition and implementation projects and to plan the right steps for effective implementation.