Organisaation viestinnän ja sopimuksien jalkauttamisen kehittäminen

Abstract

Tässä opinnäytetyössä tutkittiin organisaation viestintää ja sopimuksien jalkautuksen kulkua. Tavoitteena oli selvittää uusien sopimuksien jalkauttamisessa esiintyviä ongelmakohtia ja kehittää niihin jatkotoimenpiteitä. Organisaation viestinnän ja sopimuksien jalkauttamisen kehittämiseksi esitetään tietoperustassa ratkaisuja. Toimeksiantajana opinnäytetyössä on yritys, joka tarjoaa talo- ja kiinteistöteknisiä palveluita.

Opinnäytetyön tutkimusongelmana olivat: ”miten selkeyttää työ- ja laskutusprosessia?” ja ”Työnjohdon ja laskuttajien omia näkemyksiä perehdytyksestä?” Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena teemahaastatteluina. Kysely sisälsi kaksi monivalintakysymystä kyselylomakkeen alussa ja yhdeksäntoista avointa kysymystä. Kyselyn vastaajiksi valittiin sellaiset henkilöt, jotka joutuvat arkityössään kohtaamaan tutkimusongelmassa esiin nostettuja aiheita. Haastattelut toteutettiin kasvotusten tai Teams-yhteyden kautta. Haastateltaville oli toimitettu haastattelun kysymykset etukäteen. Tutkija kirjoitti samanaikaisesti haastateltavien vastaukset vastauslomakkeeseen. Lopuksi vastaukset tarkistettiin haastateltavien kanssa. Haastattelujen kesto oli noin 20-30 minuuttia, ja kaikki haastattelut saatiin toteutettua yhden viikon aikana. Haastatteluihin osallistui neljä työnjohtajaa ja neljä laskuttajaa. Haastateltavia valittiin yhteensä kahdeksan, jotta saataisiin eri pituisen työkokemuksen omaavia haastateltavia rajatulta alueelta, ilman että vastaukset alkavat toistamaan itseään.

Opinnäytetyössä on kolme tietoperustaa. Ensimmäisessä tietoperustassa aiheena on yrityksen sisäinen viestintä. Yrityksen sisäisessä viestinnässä käsitellään yrityksen sisällä tapahtuvaa informaation kulkua, ja tehdään niiden pohjalta kehitysehdotuksia. Toisessa tietoperustassa aiheena on työntekijän perehdytys. Perehdytys on olennainen osa ajatellen jatkotoimenpiteitä, ja sen perusteella tehtiin kehitysehdotuksia. Kolmannessa tietoperustassa käsiteltiin kvalitatiivista tutkimusta, johon opinnäytetyössä tehty tutkimus perustuu.

Tutkimukseen vastasivat kaikki haastatteluihin pyydetyt Uudenmaan, Varsinais-Suomen ja Satakunnan alueelta, ja kaikkien vastausten määrä kootusti oli 27 sivua. Haastateltavat vastasivat kuuteen eri teemaan, jotka olivat perehdytys, uusien sopimuksien jalkautus- ja seuranta SAP-järjestelmässä, yrityksen sisäinen viestintä, töiden resurssointi, Fiori, mikä toimii Sapin apujärjestelmänä työnjohdolle resurssien hallinnassa, ja muita kehittämisehdotuksia. Haastatteluihin vastanneet korostivat etenkin uusien sopimuksien jalkautusta ja SAP-järjestelmän koulutusta. Vastaajat toivoivat uusien sopimuksien jalkautuksessa portaalia, missä kaikki sopimuksien tieto on keskitetysti, sekä SAP-järjestelmän lisäkoulutusta ja työuran alussa varianttien selkeyttämistä.

Haastattelujen tulosten perusteella ja tietoperustassa esiin nousseiden asioiden pohjalta laadittiin kehitysehdotuksia yrityksen perehdytys-, laskutus- ja viestintäprosessien parantamiseksi. Opinnäytetyön tutkimusaineisto oli toimeksiantajan näkökulmasta sopivan kokoinen, ja siinä saatiin nostettua esiin sekä prosessissa olevat ongelmakohdat, että niihin halu-tut korjaustoimenpiteet. Kokonaisuudessaan tutkimus oli opinnäytetyön tekijälle opettava, ja avarsi yrityksen laskutusprosessin kulkua.