Guide for event management of music festival : Case study Rocky BD

Abstract

This thesis was done in order to provide the case company, Rocky BD, with a guidebook for event management and event marketing. The thesis was compiled to give the necessary information on organizing a music festival in Kokkola. Festival includes daytime music performances in outdoor location and night time performances in a nightclub. The topic was chosen to be useful for Rocky BD and to correspond to the resources the case company had.

The event management topic included the definition of event management and the creation of an event concept. Risk management and event impacts were handled briefly. Event marketing included the marketing plan and theory about sponsorship deals. These theory parts were followed by the guide for planning and executing a festival. This part covered practical topics, such as budgeting and legal operations. Health and safety issues were covered as well. The author and company owner created together a suggestion of marketing plan and plan of acquiring sponsorship deals.

Tämä opinnäytetyö tehtiin yritykselle Rocky BD tarkoituksena luoda opas tapahtumajohtamiseen ja tapahtumamarkkinointiin. Opinnäytetyön aiheet koottiin antamaan tarpeelliset tiedot musiikkifestivaalin järjestämiseen Kokkolassa. Festivaaliin kuuluu esityksiä päiväaikaan ulkona sekä yöaikaan yökerhossa. Aiheet valittiin vastaamaan toimeksiantajan tarpeita sekä resursseja.

Tapahtuman johtamista käsittelevään lukuun kuului tapahtumajohtamisen määritelmä ja tapahtuman konseptin luonti. Tapahtuman vaikutukset ja riskin hallinta käsitellään lyhyesti. Tapahtuman markkinointia käsittelevään lukuun sisältyy markkinointisuunnitelma ja teoriaosuus sponsorointosopimuksista. Opas tapahtuman suunnitteluun ja toteutukseen on opinnäytetyössä viimeisenä. Tähän oppaaseen sisältyy käytännön ohjeita muun muassa budjetoinnista ja lakisäännöksistä. Oppaaseen kuuluu myös terveys- ja turvallisuussäännöt ja -ohjeet. Toimeksiantaja ja tekijä loivat yhdessä ehdotuksen mahdolliselle markkinointisuunnitelmalle ja suunnitelman sponsoreiden hankintaan.