Esimies itsensä johtajana : Lähiesimiesten työajanhallinta hajautetussa organisaatiossa

Abstract

Opinnäytetyöni on työelämälähtöinen kehittämistehtävä, jonka tarkoituksena oli selvittää ja yhtenäistää vanhusten palveluasumisyksiköiden lähiesimiesten työkuvaa ja ajankäyttöä haj autetussa organisaatiossa Peruspalvelukuntayhtymä Selänteen alueella. Opinnäytetyöhön osallistui viisi lähiesimiestä. Tavoitteena oli, että esimiehet voivat keskittyä entistä paremmin työn kannalta keskeisiin tehtäviin, kuten henkilöstön ammatillisen kasvun tukemiseen ja työhyvinvointiin. Tavoitteena oli myös yhtenäistää esimiesten tehtävänkuvat mahdollisimman samankaltaisiksi, jotta työkierto organisaatiossa mahdollistuisi esimiesten kohdalla.

Opinnäytetyössä lähestyttiin esimiesten työajankäyttöä hajautetussa organisaatiossa itsensä johtamisen näkökulmasta. Kehittämisprosessi toteutettiin toimintatutkimuksena. Aineistonkeruu toteutettiin työajanseurantalomakkeen avulla. Työajanseurantalomakkeeksi laadittiin taulukkomuotoinen lomake, johon työajanseurantaan osallistuneet esimiehet merkitsivät viidentoista minuutin tarkkuudella päivittäin tekemänsä työtehtävät viikon ajalta. Aineisto analysoitiin deduktiivisella sisällönanalyysillä. Opinnäytetyön tulosten mukaan eniten työaikaa käytettiin henkilöstöhallinnon tehtäviin, asiakastyöhön sekä kokouksiin ja tapaamisiin.

Kehittämisprosessin tuloksena syntyivät suositukset esimiesten keskeisistä tehtävistä ja ajankäytöstä. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että hajautetussa organisaatiossa työskenneltäessä itsensä johtamisen merkityksellisyys korostuu. Tähän liittyvät kiinteästi oman ajankäytön hallinta sekä tehtävien delegointi. Kehittämisprosessia ja sen tuloksia voidaan hyödyntää sosiaali- ja terveysalan vastaavissa asumispalveluyksiköissä.

My objective of the thesis was a development task of working life the purpose of which was to clarify and to standardize the work picture and use of time of the immediate superiors in the elderly housing units in a decentralized organization in the area of PPKY (Municipal Federation for Basic Services) Selänne. The thesis was attended by five immediate superiors. The aim was that the superiors would be able to concentrate on the tasks which are central from the point of view of their work, like supporting the professional growth of the staff and their well-being. The aim was also to standardize the superiors' task descriptions as similar as possible, so that the job circulation in the organization would be possible for the superiors.

Superiors' use of working time was approached in a decentralized organization from selfmanagement point of view. The development process was conducted as action research. The collection of the data was carried out with the help of a working time form. It was a table-type form where superiors wrote down for a week all the assignments made by them every day with the accuracy of fifteen minutes. The data were analyzed using a deductive content analysis. According to the results of the research, the most working hours were used for the tasks of the human resources management, for the customer relations, as well as meetings and appointments.

Recommendations on the superiors' most important tasks and on use of time were created as a result of the present development assignment. As a conclusion one can state that when working in a decentralized organization the significance of self-management is emphasized. This includes time management and delegation of tasks. The development process and its results can be utilised in the similar housing service units of health care and social services.