Matkalaskujärjestelmän kehittäminen : Case: Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Heta

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena oli matkustuksenhallintajärjestelmän kehittäminen. Opinnäytetyö tehtiin toimeksiantona ylivieskalaiselle Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Hetalle. Heta on julkisella sektorilla toimiva Ylivieskan kaupungin liikelaitos, joka tarjoaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita kunta- ja kuntayhtymäasiakkailleen. Liikelaitoksen nykyinen täysin manuaalinen matkalaskujärjestelmä on uudistuksen tarpeessa, ja sähköisen järjestelmän hankinta on ajankohtainen.

Työn tavoitteena oli selvittää liikelaitoksen asiakkaiden toiveita ja tarpeita matkalaskujärjestelmän kehittämiseksi. Samalla selvitettiin myös verrokkiyrityksen kautta, miten matkalaskuprosessin toiminta on järjestetty vastaavanlaisessa organisaatiossa.

Työn teoriaosassa tarkastellaan matkalaskuprosessin sijaintia taloushallinnon kokonaisuudessa yleisellä tasolla. Tarkemman tarkastelun kohteena ovat matkalaskuprosessi eri vaiheineen ja prosessin sähköistämisen edut. Lisäksi selvitetään matkakorvausten maksamista sääteleviä viranomaismääräyksiä.

Empiirinen osuus koostuu kvalitatiivisesta tutkimuksesta, jossa tutkittiin Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskus Hetan nykyistä matkalaskuprosessia. Tutkimusmenetelminä käytettiin teemahaastattelua ja havainnointia. Lisäksi tutkittiin, mitä asioita matkalaskuprosessin sähköistämisessä tulee ottaa huomioon.

Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että matkalaskuprosessin sähköistämiselle on tarvetta. Tutkimuksen tuloksena laadittiin analyysit matkalaskuprosessin nykytilasta ja tavoitetilasta. Tarvekartoituksen avulla luotiin lista kriteereistä, jotka on syytä huomioida valittaessa matkalaskujärjestelmää.

The topic of this thesis was to develop a system for travel expenses management. This thesis was done as an assignment for Service Center of Financial and Personnel Management Heta, which is located in Ylivieska. Heta is a commercial enterprise of Ylivieska town and it is operating in the public sector. Heta is offering financial and personnel management services for municipalities and federations of municipalities. The commercial enterprise has nowadays a totally manual system of travel expenses account and the system needs to be reformed. It is current to purchase an electric system.

The purpose of this thesis was to find out the hopes and needs of customers to develop the travel expenses account system. At the same time a similar system in another company was studied to see how the system worked.

The theory part of this thesis examined the location of the travel expenses account in the entity of financial management on common level. The travel expenses account process with its different stages and the advantages of the electric process were examined more closely. The instructions and orders of authorities which regulate the payment of the travel compensations are also clarified.

The empirical part of this thesis consisted of a qualitative study where the current travel expenses account process of Heta was examined. Theme interviews and observation were used as examination methods. Further it was examined which subjects need to be taken into consideration when the travel expenses account process is turned into electric form.

On the basis of the examination it can be noticed that there is a need to turn the travel expenses account process into electric form. As a result of the examination analyses of the present state and pursuit state of the travel expenses account process were composed. By surveying the needs a list of criteria was created which needs to be considered when choosin the travel ex enses account s stem.