Keskiaika Kaarlelassa 1511 : Tapahtumabudjetti

Abstract

Opinnäytetyön tarkoitus oli tutkia K.H. Renlundin museon ja Kokkolan seurakuntayhtymän yhteistyöprojektin Keskiaika Kaarlelassa 1511 -tapahtuman budjettia ja käsitellä sitä eri näkökulmista lähtien liikkeelle siitä, miten budjetti laaditaan ja miten budjettiprosessi etenee, ottaen samalla huomioon budjetin edistymisen seurannan, budjetoimisen haasteet ja vaihtoehtoiset menetelmät.

Tapahtuman ainutlaatuisuuden vuoksi tapahtumabudjetin vertailukohdaksi laadittiin markkinahintainen budjetti, jossa samoja palveluja ja tuotteita tarkasteltiin eri yritysten tarjoamilla kilpailevilla hinnoilla. Markkinahintainen budjetti otettiin vertailukohdaksi sen takia, että tapahtumabudjettia laadittaessa mallia ei voitu ottaa aikaisemmin tehdyistä taloudellisista suunnitelmista. Tapahtuma oli niin erityinen kokonaisuus, että vastaavaa ei ollut aikaisemmin järjestetty.

Markkinahintainen budjetti oli laadittu hahmottamaan sitä, kuinka paljon tapahtuman järjestäminen tulisi maksamaan, jos kaikki tapahtumaa varten tehdyt työt, toimenpiteet ja palvelut olisi hankittu ulkopuolisilta sidosryhmiltä. Markkinahintaista budjettia tehtäessä pyrittiin käyttämään mahdollisimman paljon paikallisten yritysten tuotteita ja palveluita.

Tapahtuman tarkoitus oli juhlistaa 500 vuotta täyttävää Kaarlelan seurakuntaa. Tapahtuma toteutettiin Kokkolassa 3.9.2011, jolloin järjestettiin keskiaika päivä. Päivän aikana Kaarlelassa järjestettiin keskiaikaiset markkinat, turnajaiset, seminaari ja latinankielinen messu. Juhlapäivänä julkaistiin myös Tero Kankaan kirjoittama kirja. Keskiaika päivä sai jatkoa 15.9.2011, kun näyttelyhallissa oli Ääniä keskiajalta -näyttely.

Opinnäytetyössä laadittiin K. H. Renlundin museolle tapahtumabudjettipohja, jota voidaan käyttää apuna seuraavissa vastaavissa projekteissa hahmottamaan tulevia kustannuksia.

The purpose of the thesis was to inspect the event budget of K.H. Renlund museum and Kokkola parish collaborative project which deals with the Middle Ages in Kaarlela 1511 event, and consider it from different viewpoints. Starting with how the budget was planned and how the budget process proceeds, in view of budget monitoring, budget challenges and alternative methods.

Since the event was unique, as the point of reference for the event budget was prepared a current market price budget, in which the same services and products were compared to the competitive prices in different companies. The current market price budget was taken as reference because in planning the event budget an example could not be taken from any previously made financial plans. The event was so special that a similar event was not previously arranged.

The current market prices were compared to understand how much the arrangement of the event would cost, if all work, measures and services had been purchased from commercial markets. In making the current market price budget the products and services of local companies where used as much as possible.

The event celebrated the 500-year-old Kaarlela parish. The event was carried out on 3 September 2011 in Kokkola, when the Middle Ages day was arranged. During the day a Middle Ages market, tournament, seminar and Missa Orbis Factor mass were organized in Kaarlela. In the festival day a book written by Tero Kangas was published. The Middle Ages day was followed by Ääniä keskiajalta exhibition in näyttelyhalli on 15 September 2011.

The purpose of the thesis was to produce an event budget template for K. H. Renlund museum, which could be used to help in future equivalent projects to understand future costs.