Luottomuutosten hyväksyntäprosessin kehittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tarkoituksena oli kehittää LVI-alalla toimivan Yritys X:n taloushallinnon prosessia, joka on organisaatiomuutoksen takia siirtynyt Suomen osastolta Unkarissa sijaitsevaan palvelukeskukseen. Kehittämistyön tavoitteena oli löytää prosessin ongelmakohdat sekä löytää keinoja, joilla toimeksiantajan luottomuutoksia koskevaa prosessia voidaan kehittää nopeammaksi ja sujuvammaksi. Yritys X on osa kansainvälisillä markkinoilla toimivaa organisaatiota, joka tuottaa sekä maahantuo LVI-alan tarvikkeita. Toimeksiantaja hyötyy kehittämistyöstä tunnistamalla prosessin epäkohdat sekä saamalla kehittämisideoita, joiden avulla prosessista saadaan sujuvampi ja hukkatoimintoja vähennettyä. Viitekehyksenä opinnäytetyössä toimii prosessikehittäminen ja myynnistä kassaan -prosessin sekä siihen liittyvän luotonhallinnan kehittäminen. Prosessikehittämisen viitekehyksessä keskityttiin tunnistamaan erilaiset prosessityypit sekä kuvaamaan prosessin kehittämistä yleisin keinoin. Myynnistä kassaan -prosessista käytiin läpi eri vaiheet tilauksen käsittelystä, tuotteiden keräilystä, toimituksesta ja laskutuksesta. Luotonhallinnan osalta opinnäytetyössä kerrottiin yritysten luottopolitiikasta, asiakkaiden luottotiedoista, luottopäätöksestä sekä lopulta luotonvalvonnasta.

Kehittämistyön menetelmiksi valittiin Yritys X:n työntekijöiden haastattelut sekä haastatteluiden perusteella pidetty työpaja. Haastatteluihin valittiin kahdeksan eri tehtävissä työskentelevää työntekijää, joista seitsemän pääsi osallistumaan. Haastatteluiden perusteella voitiin tunnistaa 13 kehitysideaa Yritys X:n luottomuutosten hyväksymisprosessin kehittämiseksi. Haastatteluiden analysoinnin jälkeen järjestettiin työpaja Yritys X:n toimitiloissa ja työpajaan osallistui neljä työntekijää. Työpajassa suoritettiin haastatteluiden perusteella ilmenneiden kehitysideoiden kypsyysarviointi. Kypsyysarvioinnissa syvennyttiin kuuteen kehitysideaan tarkemmin ja pohdittiin muun muassa ideoiden kytköstä Yritys X:n tavoitteisiin sekä käytännön toimia ideoiden toteuttamiseksi.

Opinnäytetyön lopputuotoksena oli toimeksiantajalle laadittu toimintasuunnitelma luottomuutosten hyväksyntäprosessin kehittämistä varten. Toimintasuunnitelma tehtiin Yritys X:lle ja se ei ole osa opinnäytetyön raporttia. Toimintasuunnitelmassa kuvattiin lyhyesti nykytilanne prosessikaavioiden avulla ja tämän jälkeen suunnitelmassa esitettiin työhön valitut kehitysideat. Toimeksiantajan tulisi kehittää luottomuutosten hyväksyntäprosessia lisäämällä paikallistuntemusta prosessin sisäisesti, kiinnittämällä huomiota asiakkaisiin, jotka ovat luottolukossa toistuvasti, informoimalla laskuihin liittyvistä erimielisyyksistä taloushallintoa, maksuehtoja pidentämällä, Master dataa päivittämällä sekä Yritys X:n Suomen osaston ja ulkomaalaisen taloushallinnon osaston välistä luottamusta lisäämällä.

Kehittämistyön lopputulosta voi pitää hyödyllisenä niin toimeksiantajalle kuin myös yleishyödyllisenä muille yrityksille. Kehittämistyössä onnistuttiin tunnistamaan prosessin ongelmakohdat sekä keksimään uusia näkökulmia ja ratkaisuja ongelmiin. Kehittämistyön johtopäätöksenä Yritys X:n tulisi kehittää luottomuutosprosessia niin yleisellä tasolla kuin myös luotonhallinnallisesti sekä henkilöstötasolla.