Perehdytyksen suunnittelu kansainvälisen asiantuntijaorganisaation virtuaalitiimissä

Abstract

Tämän tutkimuksellisen kehittämistyön tavoitteena oli selvittää perehdytyksen nykykäytännöt toimeksiantajaorganisaatiossa, joka toimii teknologiateollisuuden alalla ja on osa globaalia asiantuntijaorganisaatiota. Lisäksi haettiin vastauksia kysymyksiin, mitä tietoa uusi työntekijä kokee tarvitsevansa sekä mitä on huomioitava uuden työntekijän perehdytyksessä, kun työntekijä aloittaa virtuaalitiimissä. Kehittämistyön tarkoituksena oli rakentaa yksilöitävä perehdytyssuunnitelma toimeksiantajaorganisaation uusille työntekijöille.

Kehittämistyön tietoperusta käsittelee perehdytystä lainsäädännön vaatimusten, globaalin toimintaympäristön ja virtuaalitiimin näkökulmista. Lisäksi kuvataan perehdytykseen liittyviä käsitteitä kuten orientaatiota ja työnopastusta sekä perehdytykseen läheisesti liittyvää sosiaalistumisen ilmiötä. Myös perehdytyksen suunnitteluun ja onnistumiseen vaikuttavia tekijöitä selvitetään sekä organisaation että työntekijän näkökulmista ja kuvataan erilaisia lähestymistapoja perehdytyksen suunnitteluun. Näiden kautta perehdytyksen suunnittelulle tarkentuu työntekijäkeskeinen näkökulma.

Työntekijäkeskeinen näkökulma oli kehittämistyössä mahdollista, kun kehittämisen lähestymistapana oli palvelumuotoilu. Palvelumuotoiluprosessin mallina oli Design Councilin tuplatimantti-malli, jonka neljässä vaiheessa yhdistettiin laadullisia ja määrällisiä menetelmiä. Tutki-vaiheessa lisättiin ymmärrystä ja kerättiin tietoa nykykäytännöistä. Määritä-vaiheessa kerätyn tiedon analysoinnin myötä kiteytyi kehittämistyön haaste: Perehdytys vaatii työntekijäkohtaisuutta ja suunnitelma muokattavuutta.

Kehittämistyön tuloksena selvisi, että nykyiset perehdytyskäytännöt koetaan hyödyllisiksi. Laadullisten menetelmien avulla työntekijöiltä kerättiin ideoita muotoiluhaasteen ratkaisemiseksi. Työntekijöiltä nousivat teemoiksi työntekijän odotusten huomioiminen, työntekijän roolin kommunikointi ja mahdollisuus vaikuttaa perehdytykseen. Lisäksi oman tiimin ulkopuolisiin tutustumista pidetään tärkeänä. Sosiaalisten suhteiden luominen ja vuorovaikutus nousivat esiin sekä työntekijöiltä ja esihenkilöiltä. Kehittämistyön päätuotoksena syntyi organisaation käyttöön perehdytyssuunnitelma, joka on mahdollista yksilöidä huomioiden uuden työntekijän ja tiimin tarpeet. Virtuaalitiimissä luottamuksen rakentaminen on tärkeässä osassa, mitä tukemaan suunnitelmaan sisällytettiin tehtävät säännölliselle yhteydenpidolle mutta myös jatkuvalle perehdytyksen seurannalle ja arvioinnille perehdytyksen aikana.

Perehdytyssuunnitelmapohja rakennettiin Microsoft Planner -työkaluun, josta pohjan voi kopioida ja yksilöidä uuden työntekijän tarpeisiin. Lisäksi koottiin toimeksiantajaorganisaatiolle periaatteet perehdytyssuunnitelman käyttöön. Jatkokehittämisen aiheena on luoda ohjeet sekä esihenkilön että uuden työntekijän näkökulmasta. Jatkossa suunnitelmapohjan kehittäminen käyttökokemustensa pohjalta edesauttaisi perehdytyksen kehittymistä työntekijälähtöisesti. Laajemmin voisi selvittää sosiaalisten suhteiden muodostumista virtuaaliperehdytyksessä.