Sähköisen ostoslaskujärjestelmän käyttöönotto : Case Vexve Group Oy

Abstract

Työn tarkoituksena oli löytää Vexve Group -konsernille sopiva sähköinen ostolaskujärjestelmä. Samalla haluttiin ottaa käyttöön järjestelmä verkkolaskujen vastaanottoa varten. Ohjelmistojen tuli olla moniyhtiöympäristöön sopivia. Sopivien järjestelmien löytämiseksi vertailtiin eri ohjelmistoja. Järjestelmäksi valittiin Baswaren e0ffice ja verkkolaskujen vastaanottoa varten Maksuliikenne. Ohjelmistojen parametrointi tehtiin neljän kuukauden aikana. Ohjelmistojen yhteensopivuutta testattiin toiminnanohjausjärjestelmä VI 0:n kanssa.

Ohjelmistojen käyttäjille järjestettiin käyttäjäkoulutusta käyttötarpeen mukaan. Uusien ohjelmistojen avulla on saatu tehostettua ostolaskujen käsittelyä sekä laskujen maksua. Koska ohjelmisto on selainpohjainen, se mahdollistaa laskujen käsittelyn toimipaikan ulkopuolelta. Ohjelmistojen käyttöönoton myötä resursseja on saatu tehostettua.

The purpose of this thesis was to find an invoice handling solution to Vexve Group. At the same time the company wants to start saving the invoices electronically. The software had to be suitable to a multi-company environment. Different software was compared to find the most suitable one. The selected software was eOffice for invoice handling and Procurement for receiving e-invoices. The software was parameterized for four months and it was tested to be compatible with the enterprise resource planning system VI 0.

The software users were trained to use the functions they needed. eOffice and Procurement makes the invoice handling and payment much more effective . The personnel can use software, when they are out of the office because the software is web-based. The resources have been enhanced with the introduction of the software because the software has been enhanced the use of resources.