Tilausmuutokset tilaus-toimitusprosessissa : Case ABB Oy, Moottorit ja generaattorit

Abstract

Opinnäytetyö tehtiin ABB Oy, Moottorit ja Generaattorit Vaasan tuotantoyksikköön. Tutkimuksen tarkoituksena oli hankkia selkeä kuva siitä, mihin asiakkailta tilauksen jälkeen tulevat muutokset oikosulkumoottoreissa kohdistuvat, miten olemassa olevaa tilausmuutosprosessia voitaisiin kehittää ja kuinka hyvin tilausmuutosprosessi on yrityksen asiakasrajapinnan henkilöstön keskuudessa tunnettu.

Itse tutkimus suoritettiin kaksiosaisena, joista ensimmäisessä kvantitatiivisessa osiossa hankittiin tietoa toiminnanohjausjärjestelmiin tehdyistä asiakkaalta tulleista muutospyynnöistä vuosina 2009-2011. Jokaiselta vuodelta tutkittavaksi otettiin neljän kuukauden mittainen otanta tehdyistä muutoksista ja niistä saatu tieto selkeytettiin sekä jaettiin useampiin luokkiin tiedon käsittelyn helpottamiseksi. Tämän tutkimuksen tärkeimpänä tehtävänä oli hankkia kehitysehdotuksia olemassa olevaan prosessiin. Toinen osa suoritettiin kvalitatiivisena web-kyselylomakkeella, jolla pyrittiin selvittämään olemassa olevan tilausmuutosprosessin tunnettavuutta ja ongelmia asiakasrajapinna työskenteleviltä myyjiltä, suunnittelijoilta, projektipäälliköiltä ja tilaustenkäsittelijöiltä.

Tutkimuksen tuloksena saatiin selkeitä parannusehdotuksia, joista osa otettiin yrityksen käyttöön heti. Osa muutosehdotuksista vaatii kuitenkin olemassa olevien järjestelmien kehittämistä ja niiden toteuttaminen jäi myöhempään ajankohtaan. Tiedon järjestämisen yhteydessä havaittiin myös virheellisesti kirjattuja tilausmuutoksia, toiminnanohjausjärjestelmästä saatavan raportin luotettavuutta jouduttiin kyseenalaistamaan tietyiltä osilta. Kvalitatiivisen kyselytutkimuksen perusteella voi tehdä selkeitä johtopäätöksiä, että koulutuksen ja ohjemateriaalien saatavuutta on kehitettävä. Mahdollisesti on myös mietittävä uusia keinoja ohjeiden löydettävyyden varmistamiseksi.

This diploma work was done for ABB Oy, Motors and Generators Vaasa production unit. The main goal of this work was to get a clear picture where the order changes from customers in three-phase induction motors are made, how we could improve the existing order change process and how well the whole process is known at personnel who is working closest to customers.

The work was made in two parts, first gathering the data of customer changes in years 2009 to 2011 with a four month sample from each year. This data was then cleared up and systematically divided to different groups to ease the data handling and making conclusions and improvement suggestions to existing process.

Second part was made by a web-query, to find out how well the existing process is known at personnel who work in close relation with customers. Departments who took part to the enquiry were: order handling, engineering, project management and sales.

From the conclusions made out of first part, came several improvement suggestions to existing process. Some of these were implemented right away, but some parts require changes to systems as well as the whole order change process and they are still waiting to be implemented. Second part web-query brought out, that the personnel have to be trained better to existing process and the related instructions have to be easier to find. To ensure the easy access to instructions, some new methods and tools have to be considered.