Kohti automatisoitua ostolaskujen käsittelyä

Abstract

Taloushallinnon sähköistäminen on nykyaikaa ja sillä tavoitellaan yrityksissä merkittäviä kustannussäästöjä sekä tarkempaa, reaaliaikaisempaa ja luotettavampaa informaatiota. Eniten resursseja vievä taloushallinnon prosessi on ostolaskujen käsittelyprosessi, jolloin sen sähköistäminen ja automatisointi vähentää rutiinityön määrää ja sitä kautta taloushallinnon resursseja vapautuu talouden suunnitteluun ja prosessien ohjaukseen. Automatisoitu laskunkierto vaatii kuitenkin yrityksiltä prosessien ja toimintatapojen muuttamista ja kehittämistä.

Opinnäytetyössä perehdytään kohdeyrityksen ostolaskujen käsittelyjärjestelmän vaihdokseen, ostolaskuprosessien kuvaamiseen sekä niissä esiintyvien virheiden ja epätäsmällisyyksien selvittämiseen. Kehittämistyön tuloksena on luotu prosessikuvaukset kohdeyrityksen tavoitetilan ostolaskuprosesseista ja eritelty keinoja, joiden avulla tavoitetila on mahdollista saavuttaa. Prosessikuvauksien avulla pyritään havainnollistamaan prosessissa toimiville henkilöille heidän omaa rooliaan prosessissa ja toimintansa liitännäisyyttä prosessin sujuvaan toimintaan. Tutkimuksen havaintoja käytetään hyödyksi prosessin kehittämisessä kohdeyrityksessä sekä mahdollisesti aikanaan sen tytäryritysten samojen ohjelmistojen käyttöönottojen yhteydessä.

Automatisoitaessa ostotilauksellisten laskujen käsittelyä ei voida puhua pelkästään ostolaskuprosessista vaan koko ketju hankinnasta maksuun saakka on huomioitava tarkastelussa. Pääosa laskujen kierron ongelmista liittyikin ostotilauksellisen laskun ja tavaran vastaanoton täsmäyttämiseen, jolloin ratkaisua on haettava osto- ja varasto-organisaatioiden toimintatavoista sekä toimittajien ohjaamisesta automaatiota tukeviin toimintatapoihin.

Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tapaustutkimuksena, jonka aineisto kerättiin pääasiassa osallistuvan havainnoinnin kautta. Lisäksi tietoa saatiin sidosryhmien kanssa projektin aikana käydyistä keskusteluista ja kehityspalavereista, jotka voidaan tutkimuksellisesti määritellä diskursseiksi ja erilaisiksi haastattelutilanteiksi. Työn tietoperusta rakennettiin taloushallinnon sähköistymisestä, siihen vaadittavista järjestelmistä, taloushallinnon prosesseista ostolaskuprosessiin keskittyen sekä prosessien määrittelystä ja kuvaamisesta yleisesti.

Currently more and more companies are exploiting electronic processes in their financial ad-ministration. Through these processes companies pursue significant cost savings and more precise, reliable and up-to-date information. The most laborious process in financial administration is invoice processing and through its automation the amount of routine work diminishes and thus frees resources for financial planning and process control. Nevertheless, the implementation of automated invoice processing requires development and adaptation of processes and courses of action in the companies.

This thesis concentrates on the implementation of new invoice processing software supporting automation in the case company. The aim of the research is to model the automated invoice processes and define the challenges and solutions that concern them. As a result of the thesis project, process descriptions of the case company’s target processes were created and measures that are needed to achieve those target processes were specified. The flow charts and written process descriptions illustrate to the people working in the process their own role in the process and their actions’ influence on the fluency of the process. The observations of this research are utilised in developing the invoice processes in the case company and possibly also during the implementation projects of the same invoice processing software in case company’s subsidiaries.

When automating invoice processing the whole process from purchase to pay has to be taken into account and concentration on only invoice processing avoided. Most of the challenges in automated invoice processing are related to inconsistencies between the invoice and the goods receipt of the purchase order. Thus the solutions have to be discovered from improving the courses of actions of the purchasing department and warehouse as well as from guiding suppliers to modify their invoicing and supplying processes so that they would support automated invoice processing.

The research was implemented as a qualitative case study in which participative observation and various interviews were used as research methods. The theoretical framework was constructed from electronic financial admnistration, its methods and softwares as well as the financial administation processes concentrating on invoice processing. In addition, the general definitions and different ways to describe and model processes were covered.