Tiedon jakamisen haasteet ja mahdollisuudet virtuaalitiimissä

Abstract

Tämän tutkimustyön tarkoituksena oli tutkia asiantuntijaorganisaatioon kuuluvan virtuaalitiimin jäsenten käytössä olevan dokumentoidun tiedon löytämisen haasteita, uuden tiedon luomiseen ja tiedon jakamiseen ongelmia. Lisäksi pyrittiin kartoittamaan tiimin jäsenten hi!aisen tiedon määrä ja selvittämään, onko osa hiljaisesta tiedosta mahdollista muuttaa näkyvään muotoon. Tavoitteena oli löytää mahdollisia kehittämismenetelmiä ja toimintamalleja tiedon jakamisen ja löytämisen parantamiseksi.

Tiedon ja osaamisen avulla tehostaa ja kehittää organisaation toimintaa. Sen ehto on yrityksessä olevan tiedon ja osaamisen tunnistus ja niiden jakamisen mahdollistus organisaation jäsenille. Kiinnittämällä huomiota tiedonluomisen prosessiin, hiljaiseen tietoon ja tiedon jakamiseen on mahdollista saada uusia ideoita ja ratkaisuja sekä kehittää koko tiimin Organisaation rooli tiedonluomisprosessissa on tarjota tarkoituksenmukainen ympäristö, joka heWtaa ryhmätoirnintaa ja tiedon muodostumista yksilötasolla.

Tutkimuksen kohde oli asiantuntijaorganisaatiossa oleva yksikkö, joka koostuu kahdesta virtuaalitiirnistä. Tiimien tehtävänä oli ylläpitää ja kehittää tietojärjestelmiä prosessien käyttöön. Tähän tutkimukseen osallistui kancki yhdeksän jäsentä. Tutkimus toteutettiin teemahaastatteluna.

Tutkimuksen teoriaosuudessa tutustuttiin käsitteisiin tieto ja hiljainen tieto. Tiedon luomisprosessi selvitettiin Nonakan ja Takeuchin (1995) kehittämän SECI-maNin mukaisesti. Lisäksi teoriaosuudessa selvitettihl tiimityöskentelyä virtuaalitiimhl näkökulmasta, sekä sosiaalisen median tuomia mahdollisuuksia tiedon jakamisen suhteen.

Tutkimuksen tulosten mukaan kanavat tiedonjakoon olivat yhteiset yksikkö- ja tiimipalaverit. Tiedon muuttamista näkyvään muotoon estivät kiire ja epäselvät toimintatavat. Hiljaisen tiedon olemassaolo tunnistettiin ja myönnettiin myös, että osa hiljaisesta tiedosta on mahdollista muuttaa näkyvään muotoon. Sovittujen toimintatapojen noudatus, selkeä ohjeistus uusista välineistä sekä käyttöönotto koettiin olevan edellytys tehokkaalle työskentelyIle.

The aim of this research was to study the challenges of finding documented information available to a virtual team in a professional organisation, and further, to investigate the problems associated with creating new knowledge and knowledge sharing. In addition, the ahn was to find out about investigate the amount of tacit knowledge that the members of the virtual team had and to find out if it is possible to transform part of it into explicit knowledge. The goal was to find possible methods of development and procedures that would improve the sharing and finding of knowledge.

Knowledge and know-how can improve and make the operation of an organisation more effective. The requirement for this is that knowledge and know-how within the organisation are recognized and distributed to its members. By concentrating on the process of creating new knowledge, tacit knowledge and sharing of knowledge it is possible to create new ideas and solutions and to hwrease the level of knowledge of the whole team. The role of the organisation in the process of creating new knowledge is to provide a meaningful environment that facilitates teamwork and knowledge development on the individual level.

The target group for this research was a unit in a professional organisation that consisted of two virtual teams. The teams' job was to maintain and develop information systems for business operations. All the nine members of the teams took part this research. The research data were collected using thematic interviews.

The terms knowledge and tacit knowledge are discussed in the theoretical framework. The framework where the SECI model by Nonaka and Takeuchi is used to theories about knowledge creation. In addition, teamwork from the point of view of the virtual team and the possibilities created by social media for knowledge sharing are discussed in the theoretical framework.

Based on the results, it can be concluded that the best channels for sharing knowledge are unit and team meetings. Transforming knowledge into explicit knowledge was prevented by unspecified procedures. The presence of tacit knowledge was recognized and it was found that it is possible to transform part of the tacit knowledge into explicit knowledge. Following the agreed-on procedures, specified instructions and proper introduction of new tools were seen as re uirements for efficient teamwork.