Itsensä johtamisen merkityksellisyys ja ajan käytön hallinta lähiesihenkilötyössä

Abstract

Esihenkilötyön ja henkilöstöjohtamisen merkityksellisyyttä organisaation ja työryhmien hyvinvoinnille ja tuotteliaisuudelle ei voi liikaa korostaa. Hyvin hoidettuna ne luovat merkittävää kilpailuetua yritykselle. Kyky itsensä johtamiseen arvioidaan nousevan tulevaisuudessa johtajien avainosaamiseksi, koska ilman sitä muu osaaminen ei toteudu. Tämän opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää ajankäytön hallintaa lähiesihenkilötyössä taloushallintoalan palvelukeskuksessa. Ajankäytön hallinta on tärkeä osa itsensä johtamista. Tutkimuksellisella kehittämistehtävällä oli konkreettinen tuotos eli konstruktio. Kohdeorganisaation lähiesihenkilöille pidettiin teemailtapäivä itsensä johtamisesta, joka sisälsi ajankäytön hallinnasta teoreettisen esityksen ja ajankäytön hallinnan suunnitelman ideoimisen ja laatimisen ajankäytön hallinnan parantamiseksi työelämään. Teemailtapäivässä hyödynnettiin aivoriihimenetelmää, josta kertynyt aineisto analysoitiin mukaillen temaattista analyysiä. Tässä opinnäytetyössä ajan käytön hallinnan suunnitelmalle laadittiin myös käyttöönottosuunnitelma hyödyntäen Ottawa-mallia. Työelämälähtöinen tarve ajankäytön hallinnan suunnitelmalle ja käyttöönottosuunnitelmalle nousivat tämän opinnäytetyön teemahaastattelusta. Tässä opinnäytetyössä oli laadullinen tutkimusote. Opinnäytetyön tutkimusstrategiana oli konstruktiivinen tutkimus, jonka tutkimusosiossa hyödynnettiin laadullisen eli kvalitatiivisen tutkimuksen aineistonkeruumenetelmää, puolistrukturoitua teemahaastattelua. Opinnäytetyön tarkoituksena oli kuvailla itsensä johtamisen ja ajankäytön hallinnan merkityksellisyyttä. Teemahaastattelun avulla tarkasteltiin, tunnetaanko kohdeyrityksessä itsensä johtamisen merkitystä, siihen liittyviä menetelmiä ja työkaluja sekä selvitettiin kohdeorganisaation nykytila, millaista itsensä johtamista kohdeorganisaatiossa toteutetaan. Aineisto analysoitiin mukaillen deduktiivista sisällön analyysiä. Johtopäätöksenä voidaan todeta, että itsensä johtaminen kokonaisuutena ei ollut kohdeorganisaation lähiesihenkilöille tuttu asia. Kaikki haastatteluun osallistuneet esihenkilöt kuvailivat osaelementtejä itsensä johtamisesta työelämän päämäärien ja omien arvojen osalta. Itsensä johtaminen fyysisiltä ja psyykkisiltä osa-alueilta jäivät vähemmälle huomiolle. Opinnäytetyön haastattelujen perusteella nousi tarve parantaa ajankäytön hallintaa työelämässä. Lisäksi havaittiin, että itsensä johtamisen, rakentavan ajattelun ja tunteiden johtamisen teoriaosaamisella voidaan vaikuttaa lähiesihenkilöiden työn hallintaan jatkossa. Ajankäytön hallinnan suunnitelmaan nousivat keskeisesti seuraavat asiat: priorisointi, työn näkyväksi tekeminen ja keskittymisrauhan turvaaminen. Jatkotutkimusaiheena opinnäytetyölle esitetään esihenkilöiden tarkempaa työajan käytön tutkimista ja kehittämistä. Mielenkiintoista olisi myös tarkastella palvelukeskuksen eri työryhmien arkisia työtapoja ja niiden vaikuttavuutta.

The importance of leadership work and people management for the well-being and productivity of organizations and teams cannot be overemphasized. Well managed, they create a significant competitive advantage for the business. The ability to lead oneself is expected to become a key competence for managers in the future, without which other competences will not be realized. The aim of this thesis was to develop time management in a financial service centre. Time management is an important part of self-management. The research and development task had a concrete output, i.e. a construct. A thematic day on self-management was held for line managers in the target organization, which included a theoretical presentation on time management and the brainstorming and development of a time management plan to improve time management in working life. The thematic day used the brainstorming method, from which the data collected was analyzed following a thematic analysis. In this thesis, an implementation plan for the time management plan was also developed using the Ottawa model. The work-oriented need for a time management plan and implementation plan emerged from the thematic interviews in this thesis. This thesis used a qualitative research approach. The research strategy of the thesis was constructivist research, in the research part of which the data collection method of qualitative research, semi-structured thematic interviews, was used. The purpose of the thesis was to describe the importance of self-management and time management. The thematic interview was used to examine whether the target company is aware of the importance of self-management, the methods and tools involved and to find out the current situation in the target organization, what kind of self-management is implemented in the target organization. The data was analyzed using deductive content analysis. In conclusion, self-management was not a familiar topic for the line managers in the target organization. All the interviewed front-line managers described elements of self-management in terms of work goals and personal values. Less attention was paid to the physical and psychological aspects of self-management. The interviews in the thesis revealed the need to improve time management in working life. It was also found that the theoretical knowledge of self-management, constructive thinking and emotional management can influence the management of the work of related staff in the future. The following issues emerged as key in the time management plan: prioritization, making work visible and ensuring peace of mind. As a further research topic for the thesis, a more detailed study and development of the use of working time by front-line workers is proposed. It would also be interesting to examine the everyday working practices and effectiveness of the different teams in the service centre.