Hankkeen vaikuttavuuden kehittäminen sen elinkaaren eri vaiheissa

Abstract

Hankkeen vaikuttavuuden arviointia on tutkittu ilmiönä jo jonkin aikaa, mutta käytännössä se ei ole integroitunut osaksi arkipäiväistä hankekulttuuria. Vaikuttavuuden arviointi hankkeissa on haastavaa sillä vaikuttavuutta voidaan todentaa usein vasta hanketoiminnan päättymisen jälkeen. Edellytyksiä hankkeen vaikuttavuuden lisäämiseksi voidaan kuitenkin tehdä jo hankkeiden eri elinkaaren vaiheiden aikana. Ymmärtämällä hanketoiminnan prosessien kytkeytymisen vaikutuksia hankkeiden lopputuotokseen sekä strategisen tason hanketavoitteiden yhdistämistä yhteiskehittämisen kulttuuriin luodaan muutosvoimainen ja vaikuttavuutta edistävä lähestymistapa. Tämän työn tarkoituksena oli syventää ymmärrystä vaikuttavuudesta käsitteenä sekä selvittää sitä, miten hankkeiden vaikuttavuutta voitaisiin mitata ja arvioida sekä kehittää keinoja vaikuttavuuden lisäämiseksi. Opinnäytetyön ensimmäisenä tavoitteena oli tuottaa uutta tietoa korkeakoulusidonnaisen hanketoiminnan nykytilasta ja verrata sitä yksittäisen korkeakouluyhteistyössä toteutetun Smart Country-side Mobility -hankkeen kanssa. Opinnäytetyön toisena tavoitteena oli tuottaa hanketoimintaa tukevia uusia työkaluja, jotka auttaisivat hanketyöntekijöitä toimimaan tavoilla, jotka lisäisivät hankkeen positiivisia pitkäaikaisvaikutuksia hankkeen ekosysteemissä.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys rakentui muutosteorian ja tästä johdetun vaikuttavuusketjun periaatteisiin. Vaikuttavuusketjulla kuvattiin hankkeen rakenteen riippuvaisuussuhteita suhteessa sen ekosysteemiin. Vaikuttavuusketjun mahdollistamat monitoroinnin, suoritusindikaattoreiden sekä arvioinnin teoriat valittiin todentamaan edellytyksiä hankkeen vaikuttavuudelle. Sidosryhmä-lähtöisyyttä selvitettiin edellisten teorioiden lisäksi inkluusion kautta. Opinnäytetyössä suoritettiin laadullinen tutkimus, joka koostui teemahaastatteluista. Kerätty haastatteluaineisto analysoitiin sisällönanalyysin avulla. Tuloksia hyödynnettiin teemalöydösten muodostamisessa, johon opinnäytetyön lopputuloksena syntyneiden ohjekorttien toimintalogiikka perustuu.

Tutkimuksen tuloksina löydettiin useita tapoja lisätä hankkeen potentiaalista vaikuttavuutta. Tutkimuksen kolme tärkeintä löydöstä olivat: Hankkeen harjoittama sidosryhmälähtöinen tuloksiin tähtäävä yhteiskehittäminen hankkeen kohderyhmän kanssa tavalla, joka mahdollistaa aikaan-saannosten aidon hyödyntämisen hankkeen kohderyhmän näkökulmasta. Hankkeen toiminnan sitominen kokonaisvaikuttavuutta tavoittelevan strategisen tason hankeportfoliotoimintaan. Hankkeen organisaatiorajat ylittävä viestintä sekä hankkeen tuottaman lopputuotoksen löydettävyys sekä uudelleen hyödynnettävyys hanketoiminnassa.

Hankkeen tuotosten synergialähtöisyydellä todennetaan myös yksittäisen hankkeen kykyä luoda vaikuttavuutta. Opinnäytetyön tuloksena olevat vaikuttavuuden arvioinnin ohjekortit ovat hyödynnettävissä toimialasta riippumatta. Tutkimustuloksia tarkastellessa tulee tiedostaa kerätyn tutkimusaineiston suppeus sekä toteutetun tutkimuksen kontekstin pieni koko.

Tämän opinnäytetyön tuottamia jatkokehitysaiheita ovat strategiseen toimintaan perustuvan hankkeen lopputuotosten hyödyntämisen mahdollistaminen hankkeen kohderyhmän näkökulmasta, formatiivisen arvioinnin tarkastelu suomalaisessa hanketoiminnassa, vaikuttavuuden arvioinnin ohjekorttien käytön vaikutukset sekä hankeluettelointijärjestelmän luomisen hyödyt.

The assessment of the effectiveness of projects has been studied for some time, but it has not yet been fully integrated into the culture of project management. The evaluation of impact is a complex process, as it is often only possible to verify the results after the project has been completed. However, there are various stages throughout the lifecycle of a project where measures can be taken to enhance its impact. By aligning the objectives of a project with a culture of co-development and understanding how the project's activities are connected to its outcomes, a transformative and impact-promoting approach can be established. This study aimed to deepen the understanding of impact as a concept, explore ways to measure and evaluate the impact of projects and develop means to increase it.

The theoretical framework of this study is based on the theory of change and the concept of a results chain, which describes the relationships between a project's structure and its ecosystem. The study also examines monitoring, performance indicators, and evaluation as tools to verify the conditions for project impact. The importance of stakeholder orientation is also discussed, with a focus on inclusion. The study used a qualitative research approach that involved theme interviews, with the collected data analyzed using content analysis. The results were used to form thematic findings, which served as the basis for the guidelines developed in this study.

Several ways to enhance a project's potential effectiveness were identified, including stakeholder-oriented, results-oriented co-development with the project's target group, linking the project's activities to strategic-level project portfolio management, and cross-organizational communication within the project. The study also found that the synergy-based approach of a project's outcomes confirms its ability to create effectiveness. The guidelines developed in this study can be applied across different industries.

It is important to note that the research data collected in this study were limited, and the research context was small. Future development areas resulting from this study include enabling the utilization of project outcomes based on strategic action from the perspective of the project's target group, exploring formative evaluation in Finnish project operations, assessing the effects of using impact assessment guidelines, and the benefits of creating a project cataloging system.