Ostolaskujärjestelmän käyttöoppaan päivittäminen

Abstract

Tämän opinnäytetyön tavoite oli päivittää ostolaskujärjestelmän käyttöopas, joka on suunnattu ostoreskontranhoitajille. Toimeksiantajana oli yritys, joka ei halua nimeään julkaistavan, joten tässä raportissa sitä kutsutaan nimellä Yritys X. Ostolaskujärjestelmän käyttöopas oli täynnä vanhentunutta tietoa ja uusien toiminnallisuuksien ohjeistuksia ei ollut sinne päivitetty. Tavoitteena oli päivittää koko käyttöoppaan sisältö, selkeyttää oppaan rakennetta ja tarkentaa automaatioon liittyviä ohjeita. Käyttöoppaasta hyötyvät erityisesti uudet ostoreskontranhoitajat, mutta myös kokeneemmat työntekijät.

Teoriapohjassa käsiteltiin ostolaskuprosessia, sen automaatiota ja hyvän käyttöoppaan luomisen perusteita. Ostolaskuprosessin automaatio säästää sekä aikaa että rahaa. Yritys X:ssä ostolaskuja täsmäytetään ostosopimuksiin, tiliöintiä automatisoidaan tiliöintisäännöillä ja ohjelmistorobotiikka hyödynnetään toistuvissa, paljon manuaalista työtä vaativissa tehtävissä. Käyttöoppaan kehittämistä varten kysyttiin ostoreskontranhoitajien kehitysehdotuksia, käytiin läpi edeltävän vuoden aikana tulleita ohjeistuksia ja koulutuksia sekä havainnoitiin ohjeen puutteita päivittäisessä työssä. Ohjeiden kieltä selkeytettiin käyttämällä käskymuotoa, otsikoimalla osioita paremmin ja jakamalla monivaiheisia toimintoja numeroituihin vaiheisiin. Automaatioon sekä moneen muuhun toimintoon liittyviä ohjeita laajennettiin. Uudessa käyttöoppaassa on paljon eritasoista tietoa, mutta selkeän sisällysluettelon avulla ohjeet löytyvät helposti. Kehittämistyön tuotosta pidettiin selkeänä, helppolukuisena ja paremmin jäsenneltynä.

The aim of this Bachelor’s thesis was to update the user manual for an invoice processing software. The target group for the user manual was the accounts payable specialists working for the commissioner. The commissioner did not want its name published, so in this report it is referred as Company X. The current user manual was full of outdated information and instructions for new functionalities had not been added. The objective was to update the contents of the entire user manual, to clarify the structure of the manual and specify instructions related to the automation of invoice processing. The user manual is especially useful for new accounts payable clerks, but also for more experienced employees.

The theoretical framework discussed the accounts payable process, its automation and the basics of creating a good user manual. The automation of the accounts payable process saves both time and money. Company X’s purchase invoices are matched to purchase contracts, posting dimensions are automated with posting rules, and robotic process automation is used in recurring tasks that require a lot of manual work. For the development of the user manual, suggestions for improvement were asked from the company’s accounts payable specialists. Instructions and staff training materials from the previous year were examined. Also, flaws in the instructions were observed in daily work. The language of the user manual was clarified by using imperative verb forms, adding headings and using separate numbered entries for each step in complex procedures. Instructions related to automation and many other functions were enlarged. The new user manual contains a lot of information, but it is easy to find the instructions with a clear table of contents. The result of this thesis was considered clear, easy to read and better structured.