Yhdistyksen hallintoyksikön arkistointiohjeistuksen laatiminen
Haanperä, Kirsi (2023)
2023
All rights reserved. This publication is copyrighted. You may download, display and print it for Your own personal use. Commercial use is prohibited.
Julkaisun pysyvä osoite on
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121437178
https://urn.fi/URN:NBN:fi:amk-2023121437178
Tiivistelmä
Opinnäytetyön tavoitteena oli selvittää kohdeorganisaation arkistoinnin nykytilanne sekä laatia hallintoyksikölle kirjallinen arkistointiohjeistus, joka sisältää arkistoitavien aineistojen säilytysajat.
Arkistointiohjeistuksen laatimista varten perehdyttiin asianhallinnan erityispiirteisiin järjestötyössä sekä asianhallintaa säätelevään lainsäädäntöön.
Opinnäytetyö toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin kohdeorganisaation henkilöstön haastatteluja nykyisten arkistointikäytänteiden ja tulevaisuuden tahtotilan selvittämiseksi. Lisäksi tehtiin sähköpostihaastattelu ulkopuolisten järjestöjen edustajille. Benchmarking-menetelmällä selvitettiin muiden organisaatioiden arkistointikäytänteitä sekä mahdollisten käytössä olevien ohjelmistojen käyttökokemuksia.
Kehittämistyön lopputuloksena syntyneeseen arkistointiohjeistukseen kirjattiin ohjeita siitä, mitä asiakirjoja pitää säilyttää, kuinka kauan niitä tulee säilyttää ja missä niitä säilytetään. Lisäksi määriteltiin arkistoinnin vastuuhenkilöt.
Arkistointiohjeistuksen laatimista varten perehdyttiin asianhallinnan erityispiirteisiin järjestötyössä sekä asianhallintaa säätelevään lainsäädäntöön.
Opinnäytetyö toteutettiin konstruktiivisena tutkimuksena. Tutkimusmenetelminä käytettiin kohdeorganisaation henkilöstön haastatteluja nykyisten arkistointikäytänteiden ja tulevaisuuden tahtotilan selvittämiseksi. Lisäksi tehtiin sähköpostihaastattelu ulkopuolisten järjestöjen edustajille. Benchmarking-menetelmällä selvitettiin muiden organisaatioiden arkistointikäytänteitä sekä mahdollisten käytössä olevien ohjelmistojen käyttökokemuksia.
Kehittämistyön lopputuloksena syntyneeseen arkistointiohjeistukseen kirjattiin ohjeita siitä, mitä asiakirjoja pitää säilyttää, kuinka kauan niitä tulee säilyttää ja missä niitä säilytetään. Lisäksi määriteltiin arkistoinnin vastuuhenkilöt.