Ehtokirjaston perustaminen hankintaosaston käyttöön

Abstract

Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää toimeksiantajalle prototyyppi sellaisesta ehtokirjastosta, joka voisi helpottaa ja sujuvoittaa sopimuksen valmisteluun ja neuvotteluihin liittyvää työtä. Pyrin siihen, että opinnäytetyön puitteissa kehitetty prototyyppi innostaisi toimeksiantajaa jatkamaan projektia aina käyttövalmiiseen ehtokirjastoon asti. Hankintaosasto oli aiemmin kaivannut työkalua, josta voisi tarpeen vaatiessa omatoimisesti käydä katsomassa sanoituksia erilaisiin neuvoteltaviin ehtoihin. Opinnäytetyön tarkoituksena oli siis tutkia toimeksiantajan hankintaosaston toivetta ehtokirjaston perustamisesta ja siihen liittyviä tarpeita, sekä kuvata ehtokirjaston käyttäjäkeskeistä kehittämistä.

Hankintaosasto kilpailuttaa ja neuvottelee sopimuksia, joilla toimeksiantaja saa käyttöönsä mm. teknologiapalveluita. Toimeksiantaja toimii finanssialalla, joten sopimusoikeuden ja hankintatoimen roolin ymmärtämisen lisäksi alan sääntely ovat keskeisiä tietopohjan muodostamisessa.

Tämä opinnäytetyö oli tutkimuksellinen kehittämistehtävä, jota lähestyin oikeusmuotoilun näkökulmasta. Painotin työssäni näkökulmaa, jossa kehittämistehtävää tuetaan tutkimustiedolla. Kehittämistehtävässä hyödynsin palvelumuotoilusta ja muotoiluajattelusta tuttua tuplatimanttimallia ja erilaisia metodeja, kuten palvelupolun rakentamista, suunnitteluohjureita ja prototypointia.

Tuotin toimeksiantajalle klikkailtavan prototyypin ehtokirjastosta, jota lopuksi testattiin hankintaosastolla. Palautteessa kehuttiin mm. ehtokirjaston helppokäyttöisyyttä ja intuitiivisuutta. Ehtokirjaston prototyyppi vastaa hankintapäälliköiden esittämiin toiveisiin ja tarpeisiin kokoamalla yhteen mallisopimuspohjissa olevat ehdot sekä näistä poikkeavia ehtoja, joita on neuvotelluissa sopimuksissa. Lisäksi ehtokirjastoon pystyy tallentamaan tietoa neuvotteluista, joissa on päädytty äärimmäisiin kompromisseihin. Ehtokirjastoa voisi kehittää pidemmälle esimerkiksi hyödyntämällä vielä rohkeammin tämän päivän teknologioita, kuten tekoälyä, lisäämällä osion määritelmille tai luomalla Wordiin lisäosan, jonka kautta ehtokirjastoa pystyisi käyttämään sopimusta luonnostellessa.