Myyntilaskutusprosessin kehitysehdotus yritys X:lle

Abstract

Opinnäytetyön tarkoituksena oli tarkastella kohdeyrityksen myyntilaskutusprosessia sekä tutkia miten prosessia voidaan kehittää. Opinnäytetyön toimeksiantajana toimi suomalainen varhaiskasvatuspalveluiden tuottaja. Päivähoitolaskutusta säätelee kunnat ja varhaiskasvatuslaki, joten kohdeyritys on kokenut, että laskutus on parempi pitää talon sisällä kuin ulkoistaa. Opinnäytetyön tavoitteena on kehittää myyntilaskutusprosessia, jotta ajankäyttö olisi tehokkaampaa ja myyntilaskutuksen virhemarginaali mahdollisimman pieni.

Opinnäytetyössä käsittelimme myyntilaskutusprossia kokonaisuudessaan. Kummatkin opinnäytetyön kehittäjät työskentelevät kohdeyrityksen laskutuksessa, joten itse myyntilaskutusprosessi oli jo entuudestaan tuttu. Opinnäytetyön alussa etsimme mahdollisimman paljon tietoa yleisesti tutkimuksen tekemisestä ja tutustuimme myyntilaskutusta koskevaan kirjallisuuteen sekä prosessikehityksen kirjallisuuteen. Tutkimuksessa käytettiin tutkijoiden omaa tietotaitoa sekä osallistuvaa havainnointia. Näitä täydennettiin haastatteluilla ja työpajoilla. Näiden menetelmien avulla pyrimme saamaan mahdollisimman hyvän käsityksen laskutuksen nykytilasta.

Opinnäytetyön tuloksena syntyi neljä eri kehitysehdotusta. Kehitysehdotukset liittyivät perinnän kehittämiseen, myyntilaskutuksen ohjeisiin, sähköisen arkistointiin. Perinnän pohjalta nousi neljäs idea asiakaspalvelupäivistä. Nämä neljä aihetta nousivat esiin haastatteluista ja havainnoinnista. Työpajoissa jatkokehitimme kehitysideat valmiiksi kehitysehdotuksiksi. Erityisesti asiakaspalvelupäivät saivat laskutuksessa hyvän vastaanoton ja ne otetaan laskutuksessa heti kokeiluun. Sähköinen arkistointi tullaan implementoimaan tulevaan CRM-järjestelmään sekä perintä prosessia lähdetään opinnäytetyön pohjalta kehittämään vuoden 2024 aikana. Kehitysehdotuksista ainoastaan laskutuksen ohjekirja ei saanut kannatusta, sillä se on ajankäytöllisesti haastava toteuttaa. Etenkin asiakaspalvelupäivät ja sähköisen arkistoinnin toteuttaminen tuovat haluttua ajallista tehokkuutta myyntilaskutusprosessiin. Samalla ohjeet ja työnkuvan selkeytyminen työnjaolla vaikuttavat virhemarginaalin vähenemiseen. Tutkimuksessa huomattiin, että itse laskutusprosessia ei kannata lähteä muuttamaan tässä kehittämistyössä, sillä tuleva CRM-järjestelmä tulee muuttamaan laskutusprosessia enemmän automaattisemmaksi.