Mikroyrityksen projektinhallinnan parantaminen virtuaalityötilan avulla

Abstract

Kehittämistyön tarkoituksena oli parantaa mikroyrityksen toimitusprojektin ohjausprosessia ja asiakasyrityksen asiakaskokemusta. Työn tavoitteena oli luoda uudenlainen toimintamalli yrityksen projektiliiketoiminnan osa-alueelle, joka auttaisi tehokkaammin hyödyntämään mikroyrityksen resurssit ja muodostaisi toimitusprojektista hallitun ja ehyen kokonaisuuden. Toimeksiantajana kehittämishankkeessa toimi luonnonkosmetiikkaa valmistava Yritys A. Hyödyn saajina olivat Yritys A ja sen projektiliiketoiminnan asiakkaat. Kehittämistehtävänä oli löytää konkreettinen ratkaisu, jolla Yritys A:n resurssit voitaisiin hyödyntää nykyistä tehokkaammin ja saada palveluprojektin ohjaus parempaan hallintaan siten, että se hyödyttäisi myös projektin asiakasta.

Kehittämistyön tietoperusta koostuu projektin- ja prosessinhallinnan teoriasta sekä alan tutkimuksista, joissa on projektinhallinnan työkalujen ja menetelmien käytön vaikutusta on arvioitu yritysten liiketoiminnan näkökulmasta. Lähestymistapana kehittämistyössä käytettiin laadullisen tutkimuksen piiriin kuuluvaa tapaustutkimusta. Tiedonhankintamenetelminä käytettiin dokumenttianalyysiä että kyselyä.

Kehittämistyö jakautui kahteen vaiheeseen. Ensimmäisessä vaiheessa pyrittiin dokumenttianalyysin ja asiakasyrityksille suunnatun kyselyn pohjalta selvittämään nykyisessä toimitusprojektissa esiintyvät kehittämiskohdat. Tämän pohjalta ideoitiin ratkaisu, joka vastasi mahdollisimman hyvin kehittämistä vaatineisiin kohtiin. Kehittämistyön toisessa vaiheessa ensimmäisen vaiheen tulosten pohjalta syntyneestä ratkaisuluonnoksesta pyydettiin arviointia ja kommentteja asiakasyrityksiltä.

Kehittämistyön tuotoksena syntyi luonnos verkkosivupohjalle rakennetusta virtuaalityötilasta, jossa toimitusprojektiin liittyvät asiat hallinnoidaan. Virtuaalityötilan todettiin vastaavan useaan kehittämistyön ensimmäisessä vaiheessa esiin nousseeseen kehittämistarpeeseen sekä yritys A:n että asiakkaiden näkökulmasta. Mikroyrityksen projektinhallinnan parantamiseen löydettiin helppokäyttöinen ja muunneltava ratkaisu maksuttomasta verkkosivukoneesta. Menetelmää voidaan hyödyntää myös muilla liiketoiminnan alueilla. Kehittämistä voitaisiin jatkaa tutkimalla, kuinka virtuaalityötilaa voidaan hyödyntää räätälöidyn tuotteen toimitusprojektin markkinoinnissa ja uusien asiakkaiden hankinnassa. Tutkimisen arvoista olisi myös, voidaanko virtuaalityötilaa tekoälyn avulla kehittää enemmän toiminnanohjaustyökalun suuntaan.