Sähköisen ja paperisen ostolaskun käsittelykustannusten vertailu - case Osuuskauppa KPO

Abstract

Opinnäytetyö käsittelee sähköisen ja paperisen ostolaskuprosessin kustannuksia ja niiden eroja. Työssä laskettiin paperisen ja sähköisen ostolaskun käsittelykustannukset ja työ tehtiin toimeksiantona Osuuskauppa KPO:lle. Työn tarkoituksena oli selvittää onko sähköinen laskutus yritykselle edullisempi vaihtoehto ja jos on, niin kuinka paljon. Tavoitteena on antaa yritykselle kuva molempien laskujen toimintojen kustannuksista ja niiden eroista.

Työssä käytettiin apuna toimintolaskentaohjelmaa. Kustannusrakenne saatiin toimeksiantajalta ja laskentakohteina olivat sähköinen ja paperinen lasku. Laskelmia varten tehtiin ajanmittauksia, haastatteluja ja kysely, jotta saatiin selville eri toimintoihin kuluva aika. Kustannukset kohdistettiin näiden avulla toiminnoille.

Tulosten mukaan sähköinen lasku oli yritykselle edullisempi vaihtoehto. Paperinen Iasku oli kalliimpi, koska sen käsittelyyn kului enemmän aikaa ja toimintoja. Sähköisen laskun toiminnot olivat samat kuin paperisen laskun neljä viimeistä, joten ero syntyi paperisen laskun alkupään manuaalisesta käsittelystä, mitä sähköinen lasku ei vaadi. Kustannus laskujen välillä ei kuitenkaan osoittautunut suureksi ja laskelmista voitiin päätellä tämän johtuvan siitä, että yrityksessä paperinen lasku käsiteltiin sähköisesti loppuun.

This thesis deals with the costs of paper and electronic purchase invoice and the diffen es between them. The handling costs of paper and electronic invoices were calculate, the thesis and the thesis was made as an assignment for Osuuskauppa KPO. The purpos the thesis was to study if an electronic invoice was a cheaper alternative for the comp and how much. The aim was to give the company a description of the activity costs ofl invoices and differences between them.

Software for activity based costing was used in the thesis. The cost structure was given to the client and the calculation subjects were paper and electronic invoice. For calculation measurement of working hours was made together with interviews and inquiry so that the time for different activities could be clarified. The costs were allocated to activities the assistance of these.

According to the results an electronic invoice was cheaper to the company. A paper in, was more expensive because handling it took more time and included more activities functions of the electronic invoice were the same as the four last ones in the paper in­so the difference was caused by handling the paper invoice manually at the start whicl needed in handling the electronic invoice. However, the cost difference between im was not big and according to the calculations it was possible to see that this is becau: paper invoice was also finally handled electronically in the company.