Päiväkirjaopinnäytetyö monipalveluiden palveluesimiehenä

Abstract

Tämän päiväkirjaopinnäytetyön tavoitteena oli seurata ja kehittyä Palvelukeskus Helsingin monipalveluiden palveluesimiehen työtehtävissä. Toimeksiantajana oli Palvelukeskus Helsinki, joka huolehtii Helsingin kaupungille ja sen yhteisöille palveluihin liittyvien tukipalveluiden tuottamisesta. Kehittämistehtävänä oli tarkastella ja kehittää palveluesimiesten työssä ajankäytön hallinnan haasteita. Viikkoteemoiksi valittiin budjetointi, perehdyttäminen, rekrytointi, johtamistaidot sekä muut keskeiset näkökulmat. Opinnäytetyö toteutettiin päiväkirjamuotoisena. Viikkoanalyysit perustuivat valittuihin kehittämisen teemoihin, joita kehitettiin ja pohdittiin ammattikirjallisuuden ja työnantajan sisäisten ohjeistusten pohjalta. Päiväkirjamuotoisen seurannan lisäksi menetelmällisiin ratkaisuihin kuului viikkoanalyysien kirjoittaminen ja ammattikirjallisuuden integrointi omiin pohdintoihin. Opinnäytetyön aikana tekijä kehittyi palveluesimiehen roolissa ja onnistui muuttamaan omia toimintatapoja sekä tehostanut oman ajankäytön hallintaa. Opinnäytetyön tuloksena esitetään ratkaisuehdotuksia ja kehittämisideoita erityisesti ajankäytön hallintaan liittyen. Opinnäytetyön tulokset tarjoavat konkreettisia ratkaisuehdotuksia ajankäytön haasteiden hallintaan palveluesimiesten työssä. Lisäksi esitetään kehittämisideoita, joita palveluesimiehet voivat hyödyn-tää arjessaan. Opinnäytetyö esitellään Monipalveluiden johtotiimissä, jossa keskustellaan ratkaisuehdotusten hyödyntämisestä esimiestyön ajankäytön haasteissa. Lisäksi sovitaan niiden jalkauttamisesta muiden organisaation esimiesten käyttöön. Ratkaisuehdotukset ajanhallinnan tehostamiseksi palveluesimiehen työssä kattavat useita näkökohtia. Ennakointi on avainasemassa, ja vakiotehtävien suunnittelu kalenteriin etukäteen. Sähköpostin tarkistamisen rajoittaminen, esimerkiksi kolmeen kertaan päivässä, ja keskeytymättömän työajan suunnittelu kalenteriin voi parantaa keskittymistä. Sijaisjärjestelyihin uuden toimenkuvan luomista, jossa poissaoloilmoitukset ja sijaisjärjestelyt hoidetaan keskitetysti, mahdollisesti vapauttaen aikaa lähiesimiestyölle. Liukuvan työajan käyttöönottamisella voidaan vähentää omalla ajalla työskentelyä ja samalla lisätä työntekijöiden tyytyväisyyttä. Etätyön mahdollistaminen kerran tai kaksi viikossa voivat parantaa tehokkuutta ja häiriötöntä työskentelyä, erityisesti kun työtehtävät ovat suunniteltu etukäteen kalenteriin. Nämä ratkaisuehdotukset voivat edistää ajanhallintaa ja lisätä palveluesimiesten työhyvinvointia.