Muutosjohtaminen kirjanpito-ohjelman vaihdoksessa, Case: Tulosmesta Oy

Abstract

Tämän opinnäytetyön päätarkoituksena oli kuvata, kuinka Tulosmesta Oy:n työntekijät, eli kirjan-pitäjät ja harjoittelijat olivat kokeneet uuden kirjanpito-ohjelman käyttöönoton sekä johdon toi-minnan muutoksen suhteen. Kirjanpitäjien osalta selvitettiin, kuinka he olivat kokeneet johtajansa toimineen tapahtuneessa muutoksessa. Johdon osalta tarkoituksena oli selvittää heidän omat ko-kemuksensa oman toimintansa suhteen. Näiden seikkojen kautta työllä selvitettiin, mitä mahdolli-suuksia yrityksen toimintaan liittyen uuden ohjelmiston käyttöönotolla voidaan nähdä olevan.

Työn teoreettinen viitekehys käsitteli kolmea pääaihetta. Nämä pääaiheet olivat muutos, muutos-johtaminen ja tietojärjestelmä. Muutos luvussa selvitettiin varsinainen muutosprosessi sekä sen sisältöä. Lisäksi tässä osuudessa paneuduttiin muutoksen vaikuttaviin tekijöihin, joita ovat niin sisäi-set-, kuin ulkoisetkin tekijät. Lisäksi työssä tunnistettiin muutoksen uhat ja mahdollisuudet, joiden kautta avattiin muun muassa käsitettä muutosvastarinta. Muutosjohtaminen sen sijaan käsitteli var-sinaista johtamista tapahtuvassa muutosprosessissa. Luvussa selvitettiin ensiksi muutosjohtamisen taustoja, jonka jälkeen avattiin muutosjohtamisen malleja. Työssä käsiteltiin kaksi erilaista joh-tamisen mallia, joista toinen oli yrityksen varsinaiseen muutosprosessiin valittu Huttonin johtamisen malli. Tämän jälkeen työssä käsiteltiin itse tietojärjestelmää. Esiteltiin valittu tietojärjestelmä se-kä mahdollisuudet sen suhteen. Tässä osuudessa käsiteltiin lisäksi muutoksen johtamista varsinai-sen tietojärjestelmän käyttöönoton suhteen.

Työn empiirinen osuus toteutettiin kvalitatiivisen tutkimuksen, eli laadullisen tutkimuksen keinoin. Laadullinen tutkimus toteutettiin kyselylomakkeen sekä syventävien avointen haastatteluiden kaut-ta. Kysymyksiin liittyvät syventävät haastattelut toteutettiin kyselylomakkeiden vastausten pohjalta ja niissä edettiin järjestelmällisesti lomakkeen mukaisesti. Tavoitteena haastatteluilla oli tarkentaa aiemmin saatuja vastauksia, jotta kokonaiskuva tutkimuksen suhteen saatiin paremmaksi ja katta-vammaksi. Haastatteluiden vastausten yhteenveto ja seikkaperäinen selvittäminen toteutettiin sisäl-töanalyysin avulla.

Valittu tutkimustapa osoittautui onnistuneeksi. Tuloksista saatiin kattavia ja pystyttiin kartoittamaan tarvittavat jatkotoimenpiteet varsinaista muutosprosessia varten. Toteutetun kyselytutkimuksen perusteella voitiin katsoa, että suorittava porras oli kaikkiaan tyytyväinen muutoksessa tapahtunee-seen johtamiseen ja uuteen tietojärjestelmään. Parannettavaa kirjanpitäjät löysivät pääasiassa palveluntarjoajaan liittyvissä seikoissa. Tutkimuksen kautta saatiin johdolle hyödyllistä tietoa hei-dän toimintaansa liittyen. Tämän lisäksi työssä saatiin aikaiseksi suuntaa antava toimintaohje vas-taavia muutostilanteita varten. Työ noudatti eettisesti ja tieteellisesti hyvää tutkimustapaa. Työn voidaan katsoa onnistuneen kokonaisuutena hyvin.

Management of Change in Changing of Accounting software Case: Tulosmesta Ltd

The primary goal of this Bachelor’s thesis was to describe how accountants and trainees of Tu-losmesta Ltd. had experienced the introduction of the new accounting software. This thesis also describes how the accountants and trainees saw the management’s activity during the change. The purpose was also to examine the management’s own experiences, how they were operating in the change. With these facts the thesis explored the opportunities related to the introduction of a new accounting software.

The thesis consists of a theoretical frame that includes three different sections. These three sec-tions were change, management of change and information system. In this thesis the accounting software is the examined information system. The first section discusses the change as a process. It also discusses the influence of the change. A change can have internal or external influences. The first theoretical section also discusses the risks and opportunities of the change. Through the risks and opportunities there is also discussion about change resistance. The second section was man-agement of change. The management of change section describes two different models of change management and focus on them. One of those models was the management model of Hutton. The Hutton’s model was the actual way to implement the change in this case company. The third theoretical section discusses the information system. This section describes the accounting software and it’s opportunities for the company. The third section also includes management of change in the introduction of the information system.

The thesis also consists of an empirical section. The empirical section deals with the case compa-ny. The empirical part was carried out by a qualitative research. The qualitative research was done in two different parts. These parts were questionnaires and face to face interviews. The in-terviews were based on the questionnaires, which were made couple of months earlier. The main goal of these interviews was to refine the previously received answers. The answers and their de-tails were documented by using analysis of content.

The research method proved to be successful and the results were wide and comprehensive. Ac-cording to the results it was possible to identify the necessary actions for the future. The results also indicated that the accountants and trainees were satisfied with the management in the change. Accountants and trainees were also satisfied for the new software. The areas where the accountants wanted to see improvement were mainly affiliated to the service provider. The study provided useful information for the company’s management. This thesis also made a directional code of conduct for similar situations.