Maaseututapahtuma Elon Ilo 2014 : tapahtumasuunnitelma

Abstract

Tämän opinnäytetyön aiheena on tapahtumasuunnitelma. Työ on toteutettu toiminnalisena opinnäytetyönä, jonka toimeksiantaja on Lahden Hevosystäväin seura ry. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on osallistua ensimmäistä kertaa Jokimaan raviradalla järjestettävän maaseutuaiheisen tapahtuman suunnitteluun sekä tuottaa suunnitteluprojektin pohjalta raportti Lahden hevosystäväin seuralle, jotta seura pystyy hyödyntämään raporttia tapahtuman uudelleenjärjestämistä varten. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä toimii tapahtumasuunnittelu. Teoriaosio pitää sisällään tapahtumaprojektin vaiheet, sisällön, mainonnan, näkyvyyden ja tiedottamisen. Lisäksi teoriaosiossa paneudutaan tapahtumamarkkinointiin, projektijohtamiseen, talouteen sekä lupa- ja ilmoitusvaatimuksiin. Teorian aineisto on koottu painetusta kirjallisuudesta sekä internet-lähteistä. Empiriaosuus koostuu tapahtumasuunnitteluprojektin raportista. Tutkimus on toteutettu laadullisena toimintatutkimuksena. Tutkija osallistui suunnitteluprojektiin sekä teki sen eri vaiheista havaintoja, jotka kirjattiin muistiinpanoiksi ja päiväkirjamerkinnöiksi. Havaintojen pohjalta koottiin raportti tapahtumasuunnitteluprosessista. Tutkimus suoritettiin keväällä 2014. Lopuksi opinnäytetyössä tuodaan esille tapahtuman onnistumista lukujen muodossa. Johtopäätöksissä pohditaan tapahtumasuunnitelman vaikutuksia tulojen muodostumiseen, tapahtumasuunnitelman onnistuneisuutta sekä esitetään kehitysehdotuksia.

This thesis deals with a countryside event planning process. The event was held in Lahti in summer 2014. The thesis was done as a functional study. The client of this thesis was Lahden Hevosystäväinseura ry. The purpose of the study was to analyze an event-planning process and to produce a report for the case company. The countryside event was organized for the first time in Lahti at the Jokimaa trotting-track. The case company will benefit from the report if they plan to organize the event again. The theoretical framework of the study was based on the event planning process framework. The theoretical part contains different phases of event project management consisting of content planning, marketing, visibility planning and advertising of the event. Additionally, the theoretical section focuses on event marketing, project management, budget and the licenses of the event. Sources of the theoretical section of the study consist of thematically related publications and the different sources found on the internet. The empirical part of the study includes the report of the event planning project. The thesis was carried out as a qualitative action research. The data was obtained with participant observation from the event planning process. Observations were written and saved to entries or notes. The report describing the event planning process is based on these observations. The study was carried out in the spring 2014. Key financial figures of the event are described and analyzed at the end of this thesis. In the conclusion part there is also an analysis, which describes how the event planning effects the formation of the event revenue.