Hankintojen kehittäminen

Abstract

Tämä opinnäytetyö käsittelee hankintojen kehittämistä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää Mäntsälän kunnan hankintojen volyymit ja niiden keskinäiset suhteet sekä kartoittaa henkilöstön tietämys hankinnoista ja niihin liityvistä prosesseista. Tarkoituksena oli löytää mahdollisia kehittämiskohteita.

Opinnäytetyön teoriaosuuden ensimmäisessä pääluvussa käsitellään julkisia hankintoja yleisesti. Toinen pääluku koostuu hankintojen johtamisen ja analyysien osa-alueista. Teoriaosuuden materiaali on kerätty aihealueita käsittelevästä kirjallisuudesta, lehtiartikkeleista, internetistä ja koulutusmateriaaleista.

Tutkimuksen empiriaosuus toteutettiin osittain kvalitatiivisena eli laadullisena tutkimuksena ja osittain kvantitatiivisena eli määrällisenä tutkimuksena. Kvalitatiivisen tutkimuksen aineisto kerättiin henkilökunnalle suunnatun kyselyn sekä toimialajohtoryhmän teemahaastattelun avulla. Kvantitatiivinen aineisto kerättiin ostoreskontrajärjestelmästä sekä osittain toimittajilta saatujen ostoraporttien kautta. Tutkimuksessa käytettiin myös tutkijan omaa havainnointia.

Tutkimuksen perusteella löydetiin selkeitä kehityskohteita tiedottamisesta, prosessivastuista sekä organisoinnista. Analyysin tuloksena syntyi selkeä kokonaiskuva kunnan hankinnoista ja niiden keskinäisistä suhteista. Spend-analyysin avulla selvisi, että tutkituissa tavararyhmissä on kustannussäästöpotentiaali, joka on suhteellisen helposti saavutettavissa ohjeistuksen lisäämisen avulla. Tuloksien perusteella esitettiin ohjeistuksen ja sisäisen yhteistyön lisäämistä, lisäkoulutusta sekä aktiivisempaan hankintaotteeseen siirtymistä.

This thesis deals with the development of public procurement. The main objective was to determine the Municipality of Mäntsälä's procurement volumes and their interrelation. Another objective of the study was to survey the personnel's knowledge of procurement and related processes. The purpose of this thesis was to find potential development areas.

The first chapter of the theoretical background is about public procurement in general. The second chapter consists of procurement management and analyzing areas. Sources for the theoretical section of the study included thematically related publications, journal articles, the Internet and training material.

The empirical part of this thesis was carried out partly as a qualitative study and partly as a quantitative study. In the qualitative section the data was obtained by a questionnaire presented to the personnel and by a theme interview to sector’s executive committee. Quantitative data was collected from the municipality’s accounting system and partly from suppliers' purchasing data. Participant observation was also used.

The study resulted in a clear picture of development areas regarding informing, process responsibilities and organizing. A general view of procurement volumes and their interrelation was created on the basis of analyses. Spend analysis revealed that in the evaluated product groups, potential cost savings are quite easy to achieve by giving more instructions. Based on the results of this study, it seems that more internal information and co-operation, further training and shifting to a more active procurement approach is needed.