Sähköisen raportoinnin kehittäminen juurruttamisen avulla Lohjan sairaalan medisiinisellä yhteisosastolla neljä

Abstract

Sähköisen raportoinnin kehittäminen juurruttamisen avulla Lohjan sairaalan medisiinisellä yhteisosastolla neljä

Vuosi 2014 Sivumäärä 59

Vuonna 2014 julkaistun rakenteisen kirjaamisen oppaan tavoitteena on esittää valtakunnallisesti yhtenäisten rakenteisten potilastietojen kirjaamista ja käyttöä potilastiedon kirjaajan tai käyttäjän näkökulmasta. Hoidon kirjaamisessa tietojärjestelmän optimaalinen hyödyntäminen edellyttää kirjaamismenetelmien ja käytännön toimintamallien kehittämistä.

Opinnäytetyö oli osa HUS:n Lohjan sairaalan ja Lohjan Laurean yhteistä Five Stars-partnership-hanketta. Opinnäytetyö kuuluu osana sähköisten palvelujen (e-palvelut) käyttöönottoa ja sähköiseen asiointiin soveltuvien potilaslähtöisten palvelumuotojen kehittämistyötä Lohjan sairaa-lassa. Opinnäytetyön tavoitteena oli kehittää sähköistä raportointia yhtenäisemmäksi osaston eri yksiköissä ja saada potilastietojärjestelmä mahdollisimman tehokkaaseen käyttöön. Tarkoituksena oli edistää raportointiin käytettävän ajan tehokasta käyttöä ja yhtenäisesti sopia niistä asioista, joista raportoidaan myös suullisesti. Tällöin voidaan varmistaa hoitajien riittävä tiedonsaanti työvuoron alkaessa ja turvata hoidon laadukas jatkuminen. Juurruttaminen valittiin kehittämismenetelmäksi, joka tarkoittaa toiminnassa olevaa tietoa ja tutkittua sekä teoreettista tietoa hyväksi käyttäen sovittaa uusi tuotettu toimintatapa toimintaympäristöön samanaikaisesti sen tuottamisen kanssa.

Osastolla on ollut sähköinen kirjaaminen käytössä vuodesta 2011. Nykyinen raportointi perustui vielä osittain paperisen kirjaamisen aikaan. Osastolla oli käytössä osittain suullinen raportointi, jolloin kerrotaan ydinasiat seuraavan vuoron hoitajalle. Vuoronsa aikana hoitaja käy koneella tarvittaessa tarkistamassa tietoja eli käyttää hiljaista raporttia.

Kehittämishankkeen alussa käytiin työryhmän kanssa läpi osaston nykyistä kirjaamiskäytäntöä. Työryhmän tavoitteeksi nousivat yhteiset linjat raportointi käytänteisiin. Apulaisosastonhoitajan ja opiskelijan välillä oli aktiivista vuoropuhelua. Laurean opiskelija keskittyi enemmän tiedonhankintaan ja sairaalan apulaisosastonhoitaja keskusteli osastolla hankkeesta hoitajien kanssa ja seurasi muutosta. Työn avulla luotiin osastolle uutta toimintamallia, joka mahdollistaa yhtenäiset käytänteet raportoinnilla. Suulliseen raportointiin luotiin malli, jossa on käytetty hoitajien käytännön kokemusta ja eri tutkimuksia raportointi käytänteistä. Mallin avulla rajattiin ydinasiat, joista tulee suullisesti kertoa ja rajattiin asiat, joihin voidaan käyttää hiljaista raportointia.

Sähköinen kirjaaminen sujuu teknisesti hyvin. Työyhteisössä ollaan kehitetty sisällön tarkempaa kirjaamista rakenteisessa muodossa. Hiljaisen raportoinnin edellytyksenä on laadukas kirjaaminen. Tuloksien mukaan, jotka saatiin kyselylomakkeen avulla osaston seitsemältä hoitajalta, opinnäytetyö oli saanut osastolla muutosta aikaan ja auttanut hoitajia pohtimaan raportointi tapojaan. Laurean ja sairaalan henkilökunnan välinen yhteistyö on koettu erittäin sujuvaksi.

Development of electronic reporting by means of dissemination in Lohja Hospital Internal Medicine ward four

Year 2014 Pages 59

On a national level the objective of the structured recognition guide published in 2014 is to introduce the use of unified patient records from the perspective of the user. Optimal use of the infor-mation system requires the development of a practical operating model.

The thesis was a part of a shared Five Star partnership project between HUS Lohja Hospital and Laurea Lohja. This thesis is a part of the introduction and development of the electronic services in Lohja hospital. The objective of this thesis is to develop electronic reporting to be more uniform throughout different units, and to use available patient information as efficiently as possible. The aim is to more efficiently make use of the time spent on making reports, and to mutually agree on issues that should also be reported orally. The purpose is to ensure the availability of the required information for the nurses in the beginning of their shift, and to ensure the continuity of quality health care. Dissemination was chosen as the development method. Dissemination means using the method while still developing it, by using the experience gained from testing, as well as theoretical knowledge.

Electronic reporting has been in use at the development site since 2011. Current reporting is still in part based on the time when paper was used in reporting. Oral reporting was used at participating wards, during which the nurses on duty reported main issues to the nurses working in the next shift. If needed, nurses on duty could inspect patient records on the computer, using silent reporting.

In the beginning of the development project, we reviewed the ward's current reporting methods with our team. The objective of our team was to ensure common practices in the processing of patients. There was active dialogue between the team members. The student of Laurea focused more on gathering information, while the assistant head nurse discussed the ongoing development project with other nurses, while also monitoring concrete changes affected by the project. The thesis was used to create a new operating model, which enables unified standards in reporting. A model was created for oral reporting, in which nurses experiences and research concerning different reporting customs was utilized. It was used to define main issues that should be reported orally, as well as ones that should be logged using silent reporting.

Electronic reporting works technically well. A more detailed recording of information, in a more structured form, is now being developed. A prerequisite for electronic reporting is quality recording. According to results gathered from seven different nurses with the use of a questionnaire, this development project had accomplished the desired changes, as well as assisting nurses in improving their reporting habits. The cooperation between Laurea and Lohja hospital has worked well.