Kassajärjestelmän muutosprojekti ravintola-alan yrityksessä

Abstract

Toiminnallisessa opinnäytetyössä kuvataan toimeksiantona saatu kehittämisprojekti, jonka tarkoituksena oli uuden kassajärjestelmän käyttöönoton valmistelu, sekä vaihdoksen tuomien hyötyjen kartoittaminen ravintola-alan yritykselle. Tavoitteena oli saada vastauksia järjestelmän toimivuudesta suhteessa asiakas- ja työntekijäkokemuksiin, sekä järjestelmän tuomista mahdollisuuksista taloushallinnon integroimiseen. Aihe on kiinnostava, koska järjestelmien jatkuva kehitys ja automatisaation lisääntyminen luovat yrityksille tarpeen pysyä kilpailukykyisenä muutoksessa. Ajantasaista vertailevaa tietoa kassajärjestelmien toiminnoista on heikosti saatavilla.

Opinnäytetyön teoreettinen viitekehys sisälsi kassajärjestelmien toiminnot, kassajärjestelmän osana taloushallinnon prosesseja ja yrityksen taloushallintoa, muutosjohtajuuden, sekä muutosprojektin valmistelun järjestelmän vaihdossa. Opinnäytetyö toteutettiin laadullisella tutkimusmenetelmällä tapaustutkimuksena. Aineistonkeruumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluita, joilla haastateltiin yrityksen työntekijöitä. Kassajärjestelmän testausvaiheessa asiakasnäkökannasta luovuttiin, koska vaihdos ei toteutunut sovitussa ajassa teknisen syyn takia.

Tuloksena saatiin tietoa työntekijöiden mielipiteistä muutosprojektin aikana, vertailevaa tietoa kassajärjestelmien toiminnoista sekä tietoa järjestelmien kehittämisestä. Tulosten perusteella uudesta kassajärjestelmästä löytyi olemassa olevaan järjestelmään verrattuna useita hyötyjä. Oleellista ominaisuutta järjestelmään ei kuitenkaan saatu, minkä työntekijät kokivat turhauttavaksi ja vaihdon tarpeellisuus kyseenalaistettiin. Muutosprojektin ja muutosjohtajuuden onnistumisesta saatiin vaihtelevia mielipiteitä, ja työntekijöitä saatiin myös kehitysehdotuksia. Opinnäytetyö toi lisäksi ajantasaista tietoa taloushallinnon prosessien ja taloushallinnon toimintojen integroimisesta.

Jatkotutkimuskohteina suositellaan laajempaa tutkimusta ravintoloille soveltuvista pilvipohjaisista kassajärjestelmistä, sekä toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton kartoittamista järjestelmään soveltuvilla rajapinnoilla ja moduuleilla räätälöitynä.