Zefort sopimushallintajärjestelmän käyttöönotto ja sen kannattavuus : case St1 Oy

Abstract

Opinnäytetyössä tutkittiin Zefort sopimushallintajärjestelmän käyttöönottoa ja sen kannattavuutta. Työssä selvitettiin mitkä ovat järjestelmän hyvät ominaisuudet, mitkä vaativat vielä kehittämistä yrityksen kannalta sekä onko järjestelmä yrityksen standardien mukainen.

Tutkimukseni avulla halusin tuoda esille järjestelmän hyviä toimintoja sekä niitä mitkä vaativat yrityksen kannalta vielä kehittämistä. Näitä peilaten saatiin tietoa siitä, miten voidaan onnistua käyttöönotossa paremmin ja mitä työntekijät toivovat käyttöönottoprosessista.

Tutkimuksen teoriaosuus pohjautui siihen, mitä dokumenttien hallinta on ja mitä käytännössä hallintajärjestelmän käyttöönotolta vaaditaan isommassa näkökulmassa. Tutkimusosuus käsitteli myös niitä toimintoja, jotka ovat oleellisia järjestelmän käyttämiseksi.

Tutkimuksen empiirinen osuus suoritettiin laadullisella tutkimusmenetelmällä, jotta saataisiin tarkempi kuvaus työntekijöiden kokemuksista käyttöönotosta ja järjestelmästä. Valittuna haastattelumenetelmänä käytettiin teemahaastatteluja. Haastattelut suoritettiin viidelle eri työntekijälle eri osastoilla. Tämän avulla pystyttäisiin tarkemmin kartoittamaan yrityksen tilannetta käyttöönoton suhteen ja tuomaan ilmi ne toiminnot, jotka ovat tärkeitä työntekijöiden työn kannalta. Teemahaastatteluiden aikana haastateltavat saivat tuoda omia kokemuksiaan esille järjestelmän suhteen.

Tutkimukseni osoitti, että järjestelmään ollaan kokonaisuudessaan tyytyväisiä ja sopimustenhallinta on helpompaa kuin aikaisempiin tapoihin verrattuna. Hyvänä järjestelmässä pidettiin sen helppokäyttöisyyttä sekä sitä, että järjestelmässä pystyy hoitamaan useamman asian samassa paikassa, kuten allekirjoittamisen sekä sopimusten hallinnan. Järjestelmään ja käytäntöihin tuli haastateltavilta kehittämisideoita, joiden pohjalta on laadittu toimintakehotus järjestelmän kehittämiseksi yrityksen sisällä.